Logiciel de gestion

  • Un logiciel de gestion simple et performant pour votre entreprise

Description des modules i-Faktur

Les fonctionnalités dans i-Faktur sont essentiellement formées par les modules. Pour chaque module vous trouverez la liste des informations et fonctionnalités disponibles dans le module. Cependant la modularité d’i-Faktur fait qu’un module va venir ajouter des informations et fonctionnalités dans d’autres modules. Par exemple le module « Trésorerie » va permettre de définir les coordonnées bancaires pour un tier.

Dans cette compilation des fonctionnalités du logiciel de gestion i-Faktur nous avons choisi de documenter dans chaque module ce qui lui est propre et ce qu’il va ajouter dans d’autres modules. Ainsi si vous cherchez par exemple à savoir si le module des produits dans i-Faktur permet la gestion de numéros de série vous ne le trouverez pas car cette fonction est ajoutée dans le module « Numéros de série ».

Cliquez sur les titres pour afficher le détail de chaque fonctionnalité.

Fonctions génériques

Les fonctions génériques sont les fonctionnalités et mécanismes dans Dolibarr qui s’appliquent à l’ensemble des modules et à l’installation i-Faktur.

  • Fonctionnalités globales

    Dans i-Faktur, certaines informations et fonctionnalités sont partagées par de nombreux modules.

    Afin de simplifier la présentation nous avons regroupé ici les éléments communs à plusieurs modules.

    Données:

    • Notes

    Vous pouvez définir une note publique et/ou une note privé pour chaque élément de modules suivants : Produits, Services, Tiers, Contacts, Devis, Commandes, Factures, Contrats, Expéditions, Réceptions, Projets, Charges

    • Fichiers joints

    Ajoutez des fichiers en rapport à l’objet dans les modules suivants: Produits, Services, Tiers, Contacts, Devis, Commandes, Factures, Contrats, Expéditions, Réceptions, Projets, Charges.

    • Valeurs par défaut
      Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour la plupart des champs lors de la création de nouveaux éléments (Tiers, produit, services, …).
    • Filtre et tri par défaut
      Définissez des filtres et tris par défaut individuellement pour toutes les listes.
    • Multi-Langues
      Vous pouvez définir vos produits et services en plusieurs langues qui seront utilisés en fonction de la langue du tiers pour lequel vous établissez un document (devis, facture, …).
    • Limites et précisions
      Pour les chiffres utilisés vous pouvez définir comment ils sont arrondis et combien de chiffres après la virgule vous voulez utiliser.
    • Champs supplémentaires
      Pour la plus part des modules vous pouvez définir des champs supplémentaires vous permettant de saisir des données qui ne sont pas prévues de base.
      Pour les modules qui ont des linges, comme les devis et les factures, vous pouvez également définir des champs supplémentaires pour les lignes.

    Fonctionnalités:

    • Agenda / Evènements

    Si le module agenda est activé toutes les activités sur votre objet sont journalisées dans l’agenda i-Faktur. L’utilisateur, la date, l’heure et l’action menée y seront consignés pour les modules suivants: Produits, Services, Tiers, Contacts, Devis, Commandes, Factures, Contrats, Expéditions, Réceptions, Projets.

    • Listes

    L’ensemble des éléments dans i-Faktur sont affichables sous forme de listes.
    Paramétrez ces listes selon vos besoins en modifiant les colonnes affichées.
    Vous pouvez définir des filtres pour chaque colonne et trier la liste.

    • Cloner
      La plupart des éléments peuvent être clonés. Ainsi une copie sera faite. En fonction de l’élément, vous pouvez définir des données à modifier dans le clone. Un clone pourra bien entendu être modifié complètement par la suite.

  • Comptes utilisateurs

    Extensions requises:
      

    Les comptes utilisateurs regroupent les éléments nécessaires pour se connecter à i-Faktur. Ils peuvent être attribués à vos collaborateurs pour cloisonner les droits d’accès mais peuvent également être définis pour les clients et fournisseurs pour leur permettre de consulter leurs informations.

    Pour plus de détails sur les droits d’accès consultez le chapitre dédié.

    Données:

    • Titre / civilité
    • Nom
    • Prénom
    • Identifiant
      identifiant de connexion.
    • Administrateur
      Vous pouvez d’un seul paramètre octroyer les droits complets à un compte utilisateur.
    • Genre
    • Salarié
      Salarié oui ou non
    • Responsable hiérarchique
      Définissez votre hiérarchie dans l’entreprise en affectant un supérieur à chaque compte utilisateur.
    • Utilisateur interne
      Permet de différencier les comptes de vos collaborateurs des comptes clients / fournisseurs qui eux sont considérés comme « externes ».
    • Validité
      Définissez une date de début et de fin de validité pour un compte utilisateur afin de contrôler la période où il lui sera possible de se connecter.
    • Mot de passe
    • Coordonnées
      Adresse, téléphones, email
    • Compte comptable
    • Couleur
      Définissez une couleur pour l’affichage de ce compte utilisateur.
    • Signature
      Définissez un texte formatable qui sera ajouté à la fin des emails envoyés depuis ce compte utilisateur.
    • Poste / fonction
    • Heures de travail
    • Date d’embauche
    • Date de naissance

    Fonctionnalités:

    • Langue
      Définissez la langue dans laquelle i-Faktur se présente. L’utilisateur peu modifier ce paramètre lui même.
    • Page d’accueil
      Définissez la page d’accueil.
    • Onglet agenda
      Définissez la présentation par défaut de l’agenda.
    • Longueur des listes
    • Longueur des listes courtes
    • Thème visuel
    • Malvoyants
      Simplification de l’interface pour les malvoyants.
    • Daltoniens
      Changer la couleur de l’interface afin d’améliorer la lisibilité pour les daltoniens.
    • Calendriers externes

    Définissez jusqu’à 5 calendriers externes au format ICAL (Google agenda par exemple) qui seront intégrés dans l’agenda du compte utilisateur.

  • Groupes d’utilisateurs

    Extensions requises:
      

    Les groupes d’utilisateurs sont destinés à faciliter la gestion des droits d’accès.

    Plutôt que de définir les droits d’accès pour chaque utilisateur, vous les configurez au niveau des groupes, auxquels les utilisateurs sont ensuite rattachés.

    Ainsi une fois les groupes bien définis, il suffit d’y affecter les nouveaux utilisateurs pour qu’ils disposent automatiquement des bons droits.

    Il est recommandé de faire un groupe même si seulement une seule personne est concernée.

    Ce sont en premier lieu vos collaborateurs mais vous pouvez aussi aménager des accès pour vos clients et / ou fournisseurs afin qu’ils puissent consulter les informations qui sont les leurs.

    Données:

    • Nom
      Le nom du groupe, par exemple « Achats », « commerciaux » ou « comptabilité ».
    • Description
      Un texte formatable qui permet de décrire l’objet du groupe. C’est plus simple à lire que de passer en revue l’ensemble des droits d’accès affectés.

    Fonctionnalités:

    • Ajouter des utilisateurs
      Définissez la langue dans laquelle i-Faktur se présente. L’utilisateur peu modifier ce paramètre lui même.
    • Définir des droits d’accès
      Pour plus de détails reportez vous au chapitre dédié.

  • Agenda

    Extensions requises:
      

    Le module « Agenda » a plusieurs fonctions.

    Il va permettre de journaliser les actions menées dans i-Faktur. Les actions choisies vont être documentées avec la date et l’heure et l’utilisateur qui les a effectué.

    En fonction des droits définis, les agendas sont privés ou accessibles à d’autres utilisateurs.

    L’agenda de « Dolibarr » offre la possibilité de planifier des échéances et des rendez-vous. Pour une organisation optimale, ce module vous donne la possibilité de regrouper différents agendas externes, dont « Google Calendar » ou « Microsoft 365 » par exemple.

    Le module « Agenda » sera également utilisé par d’autres modules, tels que le module « Projet » ou « Ticket ». Les fonctions exactes sont décrites dans les modules respectifs.

    Données de base:

    • Titre
    • Dates et heures de Début et fin
    • Assigné à
      Personne(s) associée(s)
    • Lieu
    • Tiers et contact
      Tiers et contact associés.
    • Description

    Fonctionnalités:

    • A faire, En cours, Terminé
      L’état d’un RDV change au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Un rendez-vous peut être modifiée à tout moment.

    Configuration

    • Affichage par défaut
      Vous pouvez choisir la manière de laquelle l’agenda s’affiche à l’ouverture, vue liste, jour, semaine, mois, …
    • Type
      Activez les type d’évènements que vous pouvez sélectionner à la création d’un nouveau RDV. La liste de type disponibles est modifiable.
    • Etat par défaut
      Choisissez l’état par défaut pour un nouveau RDV
    • Filtre par défaut du type
      Définissez un filtre par défaut pour le type d’évènement lors de l’ouverture de l’agenda.
    • Filtre par défaut de l’état
      Définissez un filtre par défaut pour le statut d’évènement lors de l’ouverture de l’agenda.
    • Alimentation automatique
      Sélectionnez les processus pour lesquels des entrée automatiques dans l’agenda sont créés (Creation, validation, suppression, paiements, approbations, …)
    • Rappels
      Activé les rappels par email et / ou dans le navigateur pour les évènements arrivant à échéance.
    • Paramètres d’export
      Définissez les paramètres d’export pour pouvoir intégrer votre agenda i-Faktur dans votre logiciel agenda préféré (Google Calendar, Outlook, …)

  • Comptes bancaires et caisses

    Extensions requises:
         

    Le module « Banques / Caisses » permet de gérer des comptes bancaires ainsi que les caisses de votre boutique ou magasin.

    Une fois un compte créé vous l’utilisez pour les règlements de vos clients et fournisseurs et vous pouvez effectuer les rapprochement avec vos extraits de comptes bancaires.

    Ainsi vous préparez votre comptabilité pour que chaque opération bancaire ait un justificatif dans i-Faktur.

    Documentez les virements entre vos comptes, les remises d’espèces de vos caisses ou les remises de chèques.

    Données de base:

    • Référence
      L’identification pour ce compte ou cette caisse
    • Libellé
      La dénomination du compte ou de la caisse
    • Type de compte
      Choisissez dans une liste déroulante le type de compte.
    • Devise
      Sélectionnez la devise du compte
    • Etat
      Comte actif ou pas
    • Coordonnées
      Définissez les coordonnées, Sites web, email pour el compte
    • Solde initial et date d’ouverture
      Définissez le solde de départ et la date de ce solde pour le compte
    • Solde minimum autorisé et désiré
      Définissez le montant minimal et désiré pour le compte
    • Coordonnées du compte
      IBAN, RIB et banque

    Fonctionnalités:

    • Ajouter une écriture
      Ajouter manuellement une écriture ou transaction sur le compte.
    • Virement interne
      Procédez à des transferts entre vos comptes.
    • Rapprocher
      Rapprocher les écritures sur le compte avec l’extrait de banque
    • Ecritures prévues
      Un écran vous affiche les entrée et sortie d’argent prévues sur le compte en fonction des factures impayées et autres recettes ou dépenses connues.
    • Rapport mensuel
      Visualisez les totaux de mouvements entrants et sortants par mois
    • Relevés
      Visualisé les relevés qui sont le résultat des rapprochements qui ont été faits.

    Configuration

    • Mandat SEPA
      Activez le modèle de mandat SEPA que vous pouvez soumettre à vos clients pour les autorisations de prélèvement SEPA.
    • Couleurs
      Définissez les couleurs des lignes de vos mouvements bancaires pour différencier les débits et les crédits.
    • Mention supplémentaire
      Ajoutez une mention qui sera ajoutée à toutes les factures générées.
    • Saisie directe
      Autorisez ou non la saisie directe de transaction dans vos comptes bancaires. Si désactivé seul les règlements effectués dans i-Faktur créeront des écritures dans les compte bancaires.
    • Numéro d’extrait automatique
      Les rapprochements que vous faites sont automatiquement rattachés au dernier relevé de compte existant
    • Signature en ligne
      Permet de générer un lien pour que les tiers puissent signer les mandats de prélèvement en ligne
    • Numérotation des bordereaux de remise de chèques
      Définissez le règles selon lesquelles les numéros de vos bordereaux de remise de chèque sont générés.
    • Mention complémentaire du bordereau de remise de chèque
      Définissez un texte formatable qui sera ajoutés sur vos bordereaux de remise de chèques.

  • Libellés et catégories

    Extensions requises:
      

    Le module « Libellés et catégories » agit sur plusieurs modules. Il permet de définir des libellés ou catégories afin de pouvoir regrouper et ordonner les données gérées par ces modules.

    Cela permet de filtrer les données par catégories ou de restreindre les données lorsque vous faite des statistiques par exemple.

    Les libellés et catégories peuvent être définies de manière hiérarchique. C’est à dire qu’une catégorie peut être une sous catégorie d’une catégorie existante.

    Données de base:

    • Référence
      Un nom unique qui identifie la catégorie.
    • Description
      Texte descriptif avec possibilité de formatage.
    • Couleur
    • Position
      La position de la catégorie dans la lsite des catégories.
    • Ajouter dans
      Choisissez la catégorie parente.

    Fonctionnalités:

    Les catégories sont disponibles pour les éléments listés plus bas. Ainsi dans l’affichage de listes de ces éléments vous pouvez les filtrer selon les catégories

    • Adhérents (association)
    • Clients
    • Fournisseurs
    • Contacts
    • Produits
    • Services
    • Entrepôts
    • Projets / Opportunités
    • Comptes bancaires
    • Ecritures bancaires
    • Evènements agenda
    • Tickets
    • Base de connaissances
    • Statistiques
      Dans les statistiques d’éléments qui ont des catégories vous pouvez restreindre les résultats par catégories.

    Configuration

    • Lier automatiquement avec les parents
      En activant ce paramètre, les éléments d’une catégorie sont intégrés dans les résultats lorsque vous sélectionnez une catégorie parente.
      NB: ce paramètre doit être défini avant la création des catégories enfants afin que cela prenne effet.

Données de base

Les données de base interviennent dans la composition de vos documents commerciaux

  • Tiers: Prospects, Clients, Fournisseurs, Contacts

    Extensions requises:
      

    Les tiers représentent les personnes physiques ou morales avec lesquelles vous avez des interactions, comme les clients, les fournisseurs ou les prospects.

    Pour chaque tiers, vous pouvez définir des contacts (les personnes physiques impliquées dans ces interactions).

    Dans i-Faktur, vous avez accès à diverses informations et fonctionnalités pour gérer vos tiers, avec des options supplémentaires disponibles grâce à l’activation de modules comme « Libellés et catégories » ou « Trésorerie ».

    Ce module vous permet également d’ajouter des champs personnalisés pour saisir des informations supplémentaires non prévues par défaut pour les tiers et leurs contacts.

    Données de base des tiers:

    • Nom
      Le nom du tiers.
    • Nom alternatif
      Un nom commercial par exemple.
    • Prospect / Client / Fournisseur
      Différenciez un tiers s’il est client ou non et /ou s’il est fournisseur ou non. Un tiers ni client ni fournisseur est un prospect.
    • Coordonnées
      Définissez les coordonnées du tiers : Adresse postale, téléphones, email.
    • Site web
      vous pouvez documenter l’URL d’un site web pour le tiers.
    • Identifications légales
      Définissez les divers codes attribués au tiers : SIRET, SIREN, NAF-APE, RCS/RM, RNA, EORI, TVA (intracommunautaire).
    • Type
      Définissez le type du tiers selon une liste de choix que vous pouvez modifier. (Administration, Particulier, PME/PMI, TPE/TPI, Santé, …).
    • Effectifs
      Définissez la taille d’entreprise du tiers selon le nombre d’employés.
    • Forme juridique
      Choisissez la forme juridique du tiers selon une liste modifiable (SARL, SAS, Association, …).
    • Capital
      Saisissez le capital du tiers.
    • Maison mère
      Si le tiers est une filiale d’une autre entreprise vous pouvez définir cela.
    • Logo
      Définissez le logo du tiers.

    Données de base des contacts

    • Nom et prénom
      Le nom et prénom du contact.
    • Titre / civilité
      Choisissez dans une liste modifiable le titre ou la civilité du contact.
    • Poste / Fonction
      Définissez la fonction ou le poste qu’occupe le contact.
    • Coordonnées
      Définissez l’adresse postale, les numéros de téléphone, l’adresse email du contact.
    • Date de naissance
      Définissez la date de naissance du contact.

    Données spécifiques aux Prospects

    • Potentiel
      Choisissez dans une liste modifiable le niveau de potentiel que représente le prospect.
    • Status de prospection
      Choisissez parmi plusieurs niveaux modifiables l’état ou les résultats de l’activité de prospection.

    Fonctionnalités des tiers:

    • Actif / inactif
      Vous pouvez activer ou désactiver un tiers. Ainsi seuls les tiers actifs apparaissent là ou vous choisissez des tiers (ajout dans les devis, commandes achat et/ou vente, factures, …).
    • Raccourcis
      Depuis la fiche du tiers vous pouvez directement créer des objets de type devis, commandes, contrats, tickets, factures ou avoirs.
      Vous avez également des listes pour les derniers objets traités.
    • Objets référents
      Pour chaque tiers affichez une liste des objets (Devis, commandes, factures, contrats, expéditions, réceptions, nomenclatures, ordre de fabrication, réceptions/expéditions de marchandises, …).
    • Envoyer email
      D’un simple clic envoyez un email au tiers.

    Fonctionnalités des contacts

    • Actif / inactif
      Vous pouvez activer ou désactiver un contact. Ainsi seul les contacts actifs apparaissent là ou vous choisissez des contacts (ajout dans les devis, commandes achat et/ou vente, factures…).
    • Compte utilisateur
      Vous pouvez en un click créer un compte utilisateur pour un contact. Cela permettra à ce contact de se connecter avec un identifiant et un mot de passe à votre installation i-Faktur, pour y consulter les objets affectés au tiers dont il est le contact. Vous pouvez intervenir sur les autorisations afin de ne lui présenter que les éléments souhaités (devis, factures, etc…).
    • Objets référents
      Pour chaque tiers affichez une liste des objets (Devis, commandes, factures, contrats, expéditions, réceptions, nomenclatures, ordre de fabrication, réceptions/expéditions de marchandises, …).

    Données spécifiques aux Fournisseurs

    • Code Fournisseur
      Si un tiers est un fournisseur, affectez lui un code unique. Par défaut ce code est attribué par i-Faktur.
    • Assujetti TVA
      Définissez si ce fournisseur émet des factures avec TVA ou non.
    • Remises
      Attribuez des remises relatives ou fixes que vous octroi le fournisseur.
    • Conditions de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable les conditions (délais) de règlement du fournisseur.
    • Mode de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable le mode de règlement du fournisseur.

    Données spécifiques aux clients

    • Code Client
      Si un tiers est un client, affectez lui un code unique. Par défaut ce code est attribué par i-Faktur.
    • Remises
      Attribuez des remises relatives ou fixes pour le client.
    • Encours
      Définissez l’encours que vous autorisez au client.
    • Niveau de prix
      Si vous avez choisi des niveaux de prix pour vos produits et services, vous pouvez définir le niveau de prix affecté au client.
    • Conditions de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable les conditions (délais) de règlement du client.
    • Mode de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable le mode de règlement du client.
    • Commerciaux
      Attribuez des commerciaux qui gèrent le client.

    Configuration

    • Numéro / code
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code à vos tiers. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Code comptable
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code comptable à vos tiers. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Règle de saisie
      Pour les champs stratégiques tels que les identifiants professionnels (SiRET, SIREN, NAF/APE,…), l’email, les comptes comptables, choisissez si la saisie est obligatoire pour pouvoir créer un tiers, si les informations saisies doivent être unique (valides que pour un seul tiers) et s’ils sont nécessaires pour pouvoir créer des factures.

  • Produits

    Extensions requises:
      

    Dans i-Faktur, vous disposez d’une multitude d’options pour gérer les informations de vos produits. Kits, variantes, prix par client, prix d’achat par fournisseur et gérer des pièces jointes comme par exemple des images produit, des descriptions techniques, des documents de conformité et bien d’autres.

    Des modules supplémentaires, comme les modules « Numéros de série » ou « Stock », permettent d’élargir les fonctions et possibilités de vos produits.

    Données de base:

    • Référence
      Un code unique qui identifie le produit.
    • Libellé
      La dénomination du produit.
    • Description
      Texte descriptif avec possibilité de formatage.
    • URL publique
      Un lien qui redirige vers une page publique sur internet.
    • Nature du produit
      Choisissez s’il s’agit d’une matière première ou d’un produit fini.
    • Dimensions et poids
      Définissez longueur, largeur, hauteur, surface, volume et poids du produit (les unités sont paramétrables).
    • Nomenclature douanière
      Définissez le code douanier du produit.
    • Pays d’origine
      Définissez le pays de provenance du produit.
    • Etat / Province d’origine
      Définissez l’état et / ou la province de provenance du produit.
    • Note
      Définissez une note interne pour le produit.
    • TVA
      Définissez le taux de TVA de votre produit.
    • Prix de revient
      Définissez le prix moyen que vous coûte le produit (frais de livraison, de manutention, de gestion, de production, …).

    Fonctionnalités:

    • Actif / inactif
      Vous pouvez activer ou désactiver un produit pour l’achat et/ou la vente. Ainsi seuls les produits actifs apparaissent là ou vous choisissez des produits (ajout dans les devis, commandes achat et/ou vente, factures, …).
    • Prix de vente
      Définissez un prix par défaut, un prix minimal (il ne sera pas possible de définir un prix à la vente en dessous de ce prix).
    • Prix de vente par client
      Vous pouvez définir des prix de vente distincts par client en définissant la référence du produit du client, un taux de TVA propre au client, le prix de vente et un prix de vente minimum.
    • Prix de vente par niveau
      Définissez les prix de vente et le prix de vente minimal pour jusqu’à 5 niveaux. Vous pouvez ensuite définir pour chaque client le niveau de tarification qui lui est destiné.
    • Prix d’achat
      Définissez pour votre produit les prix d’achat selon les quantités commandées pour chaque fournisseur qui peut vous livrer le produit. Distinguez la référence produit du fournisseur, un délai de livraison, le taux de TVA, une qualification du fournisseur pour le produit (réputation), une description du produit.
    • Prix moyen pondéré
      le prix moyen calculé sur la base des prix d’achat des produits en stock.
    • Objets référents
      Pour chaque produit affichez une liste des objets (Devis, commandes, factures, contrats, expéditions, réception, nomenclatures, ordre de fabrication, …) dans lesquels il est utilisé.
    • Statistiques
      Affichez des statistiques par année, que vous pouvez filtrer par tiers (client / fournisseur), pour les objets référents (voir le point juste au-dessus).

    Configuration

    • Code produit
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code à vos produits. Vous pouvez configurer la manière dont ce code produit est généré.
      Vous pouvez également choisir de définir manuellement le code produit.
    • Fiche produit
      Définissez un modèle ou utilisez le modèle par défaut pour imprimer vos fiches produits.
    • Produits en kit
      Vous pouvez composer un produit de plusieurs sous-produits et /ou sous-services. Définissez pour chaque sous produit ou service la quantité pour composer votre kit.
      Choisissez si vous voulez que le stock des sous-produits soient altérés lorsque vous ajoutez ou retirez le produit kit du stock.
    • Prix
      Choisissez si vous ne voulez qu’un seul prix pour un produit ou si vous voulez définir un prix par défaut et des prix spécifiques par client.
      Vous pouvez aussi choisir un mode de niveaux de prix qui vous permet d’affecter un niveau pour chaque client.
    • Champs personnalisés
      Vous pouvez pour vos produits ajouter des champs supplémentaires pour saisir des informations qui ne sont pas prévues de base.
      Pour cela une multitude de type de champs sont à votre disposition comme des textes, des nombres, des cases à cocher, des listes déroulantes, …
      Si vous utilisez les prix par fournisseur pour vos achats vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires à saisir pour la définition de prix fournisseur.

  • Services

    Extensions requises:
      

    Dans i-Faktur, vous gérez vos services et indiquez des unités de temps.Un service peut inclure une prestation, une licence ou un abonnement.

    Il est possible d’ajouter des champs personnalisés pour des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Référence
      Un code unique qui identifie le produit.
    • Libellé
      La dénomination du produit.
    • Description
      Texte descriptif avec possibilité de formatage.
    • URL publique
      Un lien qui redirige vers une page publique sur internet.
    • Durée
      Définissez un nombre et une unité de temps (minutes, heures, jours, semaines, etc..) pour indiquer un rythme, une cadence ou une durée pour le service.
    • Note
      Définissez une note interne pour le service.
    • TVA
      Définissez le taux de TVA de votre service.
    • Prix de revient
      Définissez le prix moyen que vous coûte le service (frais de téléphone, de gestion, de production, de licences…).

    Fonctionnalités:

    • Actif / inactif
      Vous pouvez activer ou désactiver un service pour l’achat et/ou la vente. Ainsi seuls les produits actifs apparaissent là ou vous choisissez des services (ajout dans les devis, commandes achat et/ou vente, factures, …).
    • Prix de vente
      Définissez un prix par défaut, un prix minimal (il ne sera pas possible de définir un prix à la vente en dessous de ce prix).
    • Prix de vente par client
      Vous pouvez définir des prix de vente distincts par client en définissant la référence du produit du client, un taux de TVA propre au client, le prix de vente et un prix de vente minimum.
    • Prix de vente par niveau
      Définissez les prix de vente et le prix de vente minimal pour jusqu’à 5 niveaux. Vous pouvez ensuite définir pour chaque client le niveau de tarification qui lui est destiné.
    • Prix d’achat
      Définissez pour votre service les prix d’achat selon les quantités commandées pour chaque fournisseur qui peut vous fournir le service. Distinguez la référence service du fournisseur, un délai de livraison, le taux de TVA, une qualification du fournisseur pour le service (réputation), une description du service.
    • Prix moyen pondéré
      le prix moyen calculé sur la base des prix d’achat des services en stock.
    • Objets référents
      Pour chaque service affichez une liste des objets (Devis, commandes, factures, contrats, expéditions, réceptions, nomenclatures, ordre de fabrication, …) dans lesquels il est utilisé.
    • Statistiques
      Affichez des statistiques par année, que vous pouvez filtrer par tiers (client / fournisseur), pour les objet référents (voir le point juste au-dessus).

    Configuration

    • Code service
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code à vos services. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
      Vous pouvez également choisir de définir manuellement le code.
    • Fiche service
      Définissez un modèle ou utilisez le modèle par défaut pour imprimer vos fiches service.
    • Service en kit
      Vous pouvez composer un service de plusieurs sous-produits et /ou sous-services. Définissez pour chaque sous produit ou service la quantité pour composer votre kit.
      Choisissez si vous voulez que le stock des sous-produits soit altéré lorsque vous ajoutez ou retirez le produit kit du stock.
    • Prix
      Choisissez si vous ne voulez qu’un seul prix pour un service ou si vous voulez définir un prix par défaut et des prix spécifiques par client.
      Vous pouvez aussi choisir un mode de niveaux de prix qui vous permet d’affecter un niveau pour chaque client.
    • Champs personnalisés
      Vous pouvez pour vos services ajouter des champs supplémentaires pour saisir des informations qui ne sont pas prévues de base.
      Pour cela une multitude de type de champs sont à votre disposition comme des textes, des nombres, des cases à cocher, des listes déroulantes, …
      Si vous utilisez les prix par fournisseur pour vos achats vous pouvez également ajouter des champs supplémentaires à saisir pour la définition de prix fournisseur.

Documents commerciaux

Les documents commerciaux sont les devis, commandes, bons de livraison et factures

  • Devis (Proposition Commerciale)

    Extensions requises:
         

    Voici les informations et fonctionnalités disponibles pour vos devis (propositions commerciales) dans i-Faktur.

    Dans i-Faktur, vous pouvez composer vos devis en sélectionnant un tiers et en ajoutant des produits et services.

    Ce module Dolibarr vous permet d’ajouter des champs personnalisés à l’entête du devis ou aux lignes de produits et services pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Référence client
      Une référence du client comme par exemple le numéro de demande qu’il vous a envoyé ou toute autre identification.
    • Client
      Choisissez dans une liste déroulante le client destinataire du devis.
    • Date de proposition
    • Durée de validité
      exprimée en jours.
    • Origine
      Choisissez dans une liste modifiable l’origine de la demande à laquelle vous répondez par le devis.
    • Méthode d’expédition
      Choisissez dans une liste modifiable la manière par laquelle le client va être livré.
    • Délai de livraison
      Choisissez dans une liste modifiable le délai, à partir de la commande du client, à laquelle il sera livré.
    • Date de livraison
      Définissez la date à laquelle le client sera livré.
    • Modèle de document
      Choisissez parmi les modèles de documents activés celui qui sera utilisé pour ce devis (modifiable à tout moment une fois le devis créé).
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent le devis. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Ouvert / Signé / Refusé / Annulé
      Un devis peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de l’avancement du devis.
    • Modification
      Un devis peut être modifié à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement le devis par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Annuler un devis
    • Accepter / refuser
      Changez l’état du devis à « Accepté » ou « Refusé » en indiquant la date et un commentaire pour ce changement d’état.
    • Supprimer
    • Transformer
      Une fois un devis accepté, vous pouvez le transformer en commande client, en facture, en contrat (si le module contrat est activé) et en Intervention (si le module intervention est activé). Vous pouvez également déclarer le devis comme facturé.
    • Lien pour signature
      Si la fonction de liens pour signature est activée, un lien vous est fourni pour l’envoyer au client qui pourra signer le devis en ligne.

    Configuration

    • Code devis
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code à vos devis. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos devis.
    • Délai de validité
      Définissez le délai de validité par défaut pour vos devis.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un texte de filigrane qui sera ajouté à vos devis qui sont dans l’état brouillon.
    • Téléchargement externe
      Activez ou non le téléchargement de devis à l’aide d’une URL externe.
    • Signature en ligne
      Activez ou non la possibilité de signer le devis en ligne

  • Commande

    Extensions requises:
      

    Voici les informations et fonctionnalités disponibles pour vos commandes clients dans i-Faktur.

    Dans i-Faktur, vous pouvez gérer vos commandes clients en sélectionnant un tiers et en ajoutant des produits et services, ou en les créant à partir d’un devis.


    Ce module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés à l’en-tête ou aux lignes de la commande pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Référence client
      Une référence du client comme par exemple le numéro de demande qu’il vous a envoyé ou toute autre identification.
    • Client
      Choisissez dans une liste déroulante le client destinataire du devis.
    • Date de commande
    • Conditions de règlement
      Délai de paiement de la facture émise pour cette commande.
    • Mode de règlement
    • Méthode d’expédition
    • Origine
      D’où vous est parvenue cette commande. Choisissez parmi une liste de valeurs prédéfinies que vous pouvez modifier.
    • Méthode d’expédition
      Choisissez dans une liste modifiable la manière par laquelle le client va être livré.
    • Délai de livraison
      Choisissez dans une liste modifiable le délai à partir de la commande du client à laquelle il sera livré.
    • Date de livraison prévue
      Définissez la date prévisionnelle à laquelle le client sera livré.
    • Modèle de document
      Choisissez parmi les modèles de documents activés celui qui sera utilisé pour ce devis (modifiable à tout moment une fois le devis créé).
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent la commande. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Validée / En cours / Livrée / Annulée
      Une commande peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de l’avancement de la commande.
    • Modification
      Une commande peut être modifiée à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement la commande par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Annuler une commande
    • Supprimer
    • Transformer
      Une fois une commande validée vous pouvez la transformer en commande d’achat, en contrat (si le module contrat est activé), en expédition (si le module stock est activé) ou en facture. Vous pouvez également déclarer la commande comme livrée si vous ne gérer pas les expéditions.

    Configuration

    • Code commande
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code à vos commandes client. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos commandes.
    • Mentions complémentaires
      Définissez un texte qui sera ajouté sur toutes vos commandes lorsque vous générez le document de la commande.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un texte de filigrane qui sera ajouté à vos commandes qui sont dans l’état brouillon.
    • Téléchargement externe
      Activez ou non le téléchargement du document de commande à l’aide d’une URL externe.

  • Expédition et bon de livraison

    Extensions requises:
      

    Dans i-Faktur, vous pouvez gérer vos expéditions en créant une expédition à partir d’une commande client, puis un bon de livraison à partir de l’expédition.


    Le module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés à vos bons d’expédition et de livraison pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Numéro d’expédition
      Le numéro d’expédition est défini selon les règles établies dans la configuration du module expédition.
    • Référence client
      Un numéro d’identification du client pour cette expédition comme son numéro de commande par exemple.
    • Client
      Le client destinataire de l’expédition est automatiquement repris de la commande relative.
    • Date
      Date de création de l’expédition.
    • Date de livraison prévue
    • Délai de livraison
      Choisissez dans une liste modifiable le délai à partir de la commande du client à laquelle il sera livré.
    • Méthode d’expédition
      Choisissez dans une liste modifiable la manière par laquelle le client va être livré.
    • Origine
      D’où vous est parvenue la commande relative. Choisissez parmi une liste de valeurs prédéfinies que vous pouvez modifier.
    • Dimensions et poids
      Longueur, largeur, profondeur, volume et poids peuvent être définis pour une expédition.
    • Numéro de suivi
      Saisissez le numéro de suivi du transporteur.
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent l’expédition. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Validée / Payée / Abandonnée
      Une expédition peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Une expédition peut être modifiée à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement un email relatif à votre expédition en annexant en pièce jointe le bon d’expédition.
    • Créer une facture
      Générez une facture à partir de cette expédition.
    • Clôturer
      Modifiez l’état de l’expédition en clôturée (traitée).
    • Supprimer
      Supprimez l’expédition.
    • Générer le bon de livraison
      A partir de l’expédition, générez votre bon de livraison à signer par le client à la réception.

    Configuration

    • Numéro d’expédition
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro pour les bons d’expédition et les bons de livraison. Vous pouvez configurer la manière dont ces codes sont générés.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos bons d’expéditions et vos bons de livraison.
    • Mention supplémentaire
      Ajoutez une mention qui sera ajoutée à tous les bons d’expédition et de livraisons générés.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un texte de filigrane qui sera ajouté à vos bons d’expéditions qui sont dans l’état brouillon.

  • Facture

    Extensions requises:
         

    Les factures créées dans i-Faktur sont générées au format compatible avec la norme factureX.

    Voici les informations et fonctionnalités disponibles pour vos factures dans i-Faktur.

    Vous pouvez facilement créer vos factures en sélectionnant un tiers et en ajoutant des produits ou services, ou bien en les générant à partir d’un devis, d’une commande ou d’un contrat existant.

    Ce module « Dolibarr » vous permet de personnaliser des champs ajoutés à l’en-tête ou aux lignes de la facture pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Référence
      Le numéro de facture qui est défini selon les règles établies dans la configuration du module « facture ». Avant la validation de la facture le numéro est un numéro provisoire.
    • Client
      Choisissez dans une liste déroulante le client destinataire de la facture.
    • Type
      Choisissez s’il s’agit d’une facture standard ou d’une facture d’acompte.
      Vous pouvez aussi créer des factures de remplacement ou des avoirs.
    • Date de facture
    • Condition de règlement
      Choisissez dans une liste déroulante modifiable le délai de paiement pour la facture.
    • Mode de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable la manière dont vous souhaitez le règlement de la facture (virement, chèque, …).
    • Modèle de document
      Choisissez parmi les modèles de documents activés celui qui sera utilisé pour cette facture (modifiable à tout moment une fois la facture créée).
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent la facture. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Impayée / Payée / Abandonnée
      Une facture peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Une facture peut être modifiée à tout moment avant qu’un payement n’ai été enregistré.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement la facture par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Annuler une facture
      Classez une facture « abandonnée » en indiquant la raison pour l’abandon.
    • Saisir un règlement
      Saisissez la réception du règlement de la facture. Une fois entièrement payée, son statut passera automatiquement à « payée ».
    • Supprimer
      Vous ne pouvez supprimer une facture que s’il s’agit de la dernière facture établie.
    • Créer un avoir
      Créez un avoir à partir de la facture en reprenant les éléments de cette dernière.

    Configuration

    • Code facture
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro de facture pour toute facture que vous validez. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos factures.
    • Mention supplémentaire
      Ajoutez une mention qui sera ajoutée à toutes les factures générées.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un texte de filigrane qui sera ajouté à vos factures qui sont dans l’état brouillon.
    • Vérification de la date
      Empêchez ou non la validation d’une facture si sa date est antérieure à la date d’une facture existante.
    • Téléchargement externe
      Activez ou non le téléchargement des factures à l’aide d’une URL externe.

  • Demande de prix à vos fournisseurs

    Extensions requises:
      

    Le devis fournisseurs correspond à une demande de prix adressée à vos fournisseurs.

    Voici les informations et fonctionnalités disponibles pour vos demandes de prix (devis fournisseurs) dans i-Faktur.

    Dans i-Faktur, vous pouvez créer facilement vos demandes de prix en sélectionnant un fournisseur et en ajoutant les produits et services concernés ou en la créant depuis une commande client.

    Le module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés à l’en-tête ou aux lignes pour intégrer des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Référence
      Il s’agit du numéro de la demande qui est généré selon les règles définies dans la configuration du module devis fournisseur.
    • Fournisseur
      Choisissez dans une liste déroulante le fournisseur destinataire de votre demande.
    • Condition de règlement
      Choisissez dans une liste déroulante modifiable le délai de paiement pour une commande relative à cette demande de prix.
    • Mode de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable la manière dont vous souhaitez effecteur le règlement de la facture d’une commande relative à cette demande de prix.
    • Méthode d’expédition
      Choisissez dans une liste modifiable la manière par laquelle vous souhaitez être livré.
    • Date de livraison
      Définissez la date de livraison souhaitée.
    • Modèle de document
      Choisissez parmi les modèles de documents activés celui qui sera utilisé pour cette demande de prix (modifiable à tout moment une fois la demande créée).
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent le devis. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Validée / Acceptée / Refusée
      Une demande de prix peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de l’avancement de la demande.
    • Modification
      Une demande de prix peut être modifiée à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement la demande de prix par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Accepter / refuser
      Changez l’état de la demande de prix à « Accepté » ou « Refusé » en un commentaire pour ce changement d’état.
    • Clôturer la demande
    • Supprimer
    • Transformer
      Une fois une demande de prix acceptée vous pouvez la transformer en commande fournisseur.

    Configuration

    • Numéro de demande
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro à vos demandes de prix. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos demandes de prix.
    • Mentions complémentaires
      Définissez un texte qui sera ajouté sur toutes vos demandes de prix lorsque vous générez le document de la demande.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un texte de filigrane qui sera ajouté à vos demandes de prix qui sont dans l’état brouillon.
    • Téléchargement externe
      Activez ou non le téléchargement de devis à l’aide d’une URL externe.

  • Commande fournisseurs

    Extensions requises:
      

    Découvrez les fonctionnalités disponibles pour la gestion de vos commandes fournisseurs dans i-Faktur.

    Sélectionnez un tiers et ajoutez les produits ou services souhaités, ou générez la commande directement depuis une demande de prix ou une commande fournisseur.

    Ce module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés à l’entête ou aux lignes de commande pour intégrer des informations complémentaires.

    Données de base:

    • Numéro de commande
      Généré automatiquement selon les règles définies dans la configuration du module.
    • Référence fournisseur
      Une référence du fournisseur comme par exemple son numéro de commande qu’il a attribué à votre commande ou toute autre identification.
    • Fournisseur
      Choisissez dans une liste déroulante le fournisseur destinataire de la commande.
    • Conditions de règlement
      Délai de paiement de la facture émise pour cette commande.
    • Mode de règlement
    • Méthode d’expédition
      Choisissez dans une liste modifiable la manière par laquelle vous allez être livré.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Validé / Approuvé / Commandé / Livré / Facturé / Annulé
      Une commande fournisseur peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de l’avancement de la commande ou des actions manuelles menées.
    • Modification
      Une commande fournisseur peut être modifiée à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement la commande par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Annuler une commande
    • Passer commande
      Saisissez une date, une méthode de commande (Téléphone, mail, boutique en ligne, …) et un commentaire pour documenter le passage de votre commande.
    • Approbations
      Selon les paramétrages, une commande pourra être saisie et validée par une personne, approuvée par une autre personne, et passée chez le fournisseur par une troisième personne.
    • Supprimer
    • Transformer
      Une fois une commande validée et approuvée transformez-la en facture fournisseur.
    • Classer
      Vous pouvez classer la commande comme livrée et / ou comme facturée.

    Configuration

    • Référence commande
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un code à vos commandes fournisseurs. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos commandes.
    • Approbations
      Exigez une approbation lorsque le montant d’une commande dépasse un seuil que vous définissez.
    • Mentions complémentaires
      Définissez un texte qui sera ajouté sur toutes vos commandes lorsque vous généré le document de la commande.
    • Validation facturé
      Exigez qu’une facture fournisseurs soit saisie pour une commande avant de pouvoir classer la commande en facturée.

  • Réception

    Extensions requises:
      

    Ce module vous permet de gérer les réceptions de marchandises dans i-Faktur.

    La validation de la réception se fait à partir de la commande fournisseur.

    Le module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés à vos réceptions pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Numéro d’expédition
      Le numéro de réception est défini selon les règles établies dans la configuration du module réception.
    • Référence fournisseur
      Un numéro d’identification du fournisseur pour cette réception comme son numéro de bon de livraison par exemple.
    • Fournisseur
      Le fournisseur qui vous a livré est automatiquement repris de la commande relative.
    • Date de création
      Date de création de la réception.
    • Date de livraison prévue
    • Méthode de réception
      Choisissez dans une liste modifiable la manière par laquelle le fournisseur vous a livré.
    • Dimensions et poids
      Longueur, largeur, profondeur, volume et poids peuvent être définis pour la réception.
    • Numéro de suivi
      Saisissez le numéro de suivi du transporteur.
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent l’expédition. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Validé / Traité
      Une réception peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Une réception peut être modifiée à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement un email relatif à votre réception en annexant en pièce jointe le bon de réception.
    • Créer une facture
      Générez une facture à partir de cette réception.
    • Clôturer
      Modifiez l’état de la réception en clôturé (traité).
    • Supprimer
      Supprimez la réception.

    Configuration

    • Numéro d’expédition
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro pour les bons d’expédition et les bons de livraison. Vous pouvez configurer la manière dont ces codes sont générés.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos expéditions et les bons de livraison.

  • Facture fournisseurs

    Extensions requises:
      

    Ce module vous permet de gérer les factures de vos fournisseurs en vérifiant la conformité entre les commandes et les livraisons. Il facilité également la gestion des paiements et la préparation des documents comptables.

    Voici les informations et les fonctionnalités disponibles pour vos factures fournisseurs dans i-Faktur.

    Dans i-Faktur, vous pouvez créer des factures en sélectionnant un tiers et en ajoutant des produits et services, ou en les générant à partir d’une demande de prix, d’une commande, d’une réception de marchandises ou d’un contrat fournisseur.

    Le module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés à vos factures pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Numéro de facture
      Le numéro de facture qui est défini selon les règles établies dans la configuration du module fournisseur. Avant la validation de la facture le numéro est un numéro provisoire.
    • Référence facture fournisseur
      Le numéro de la facture de votre fournisseur.
    • Fournisseur
      Choisissez dans une liste déroulante le fournisseur émetteur de la facture.
    • Type
      Choisissez s’il s’agit d’une facture standard ou d’une facture d’acompte.
      Vous pouvez aussi créer des factures de remplacement ou des avoirs.
    • Date de facture
    • Condition de règlement
      Choisissez dans une liste déroulante modifiable le délai de paiement pour la facture.
    • Mode de règlement
      Choisissez dans une liste modifiable la manière dont vous souhaitez le règlement de la facture (virement, chèque, …).
    • Modèle de document
      Choisissez parmi les modèles de documents activés celui qui sera utilisé pour cette facture (modifiable à tout moment une fois la facture créée).
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et ceux chez votre client qui traitent la facture. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Impayée / Payée / Abandonnée
      Une facture peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Une facture peut être modifiée à tout moment avant qu’un payement n’ai été enregistré.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement la facture par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Annuler une facture
      Classez une facture abandonnée en indiquant la raison pour l’abandon.
    • Saisir un règlement
      Saisissez la réception du règlement de la facture. Une fois entièrement payée son statut passera automatiquement à « payée ».
    • Supprimer
      Vous ne pouvez supprimer une facture que s’il s’agit de la dernière facture établie.
    • Créer un avoir
      Créez un avoir à partir de la facture en reprenant les éléments de cette dernière.

    Configuration

    • Code facture
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro de facture pour toute facture que vous validez. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présenté les documents générés pour vos factures.
    • Mention supplémentaire
      Ajoutez une mention qui sera ajoutée à toutes les factures générées.

  • Contrat et abonnement

    Extensions requises:
         

    Le module « contrat » vous permet de gérer les contrats et les abonnements pour vos clients ou avec vos fournisseurs.

    Voici les informations et fonctionnalités disponibles pour l’établissement de vos contrats et abonnements dans i-Faktur.

    Dans i-Faktur, vous pouvez créer et personnaliser un abonnement à partir d’un devis ou d’une commande ou en créer un nouveau en sélectionnant un tiers et en ajoutant les produits et services souhaités.

    Pour vos contrats, le module « Dolibarr » vous permet d’ajouter des champs personnalisés afin de saisir des informations supplémentaires dans l’en-tête ou les lignes des produits et services.

    Données de base:

    • Numéro de contrat
      Le numéro de contrat est défini selon les règles établies dans la configuration du module contrat.
    • Référence client / fournisseur
      Un numéro de référence du client ou du fournisseur comme par exemple son numéro de commande.
    • Tiers
      Choisissez dans une liste déroulante le client ou le fournisseur pour le contrat.
    • Date
      Définissez la date de début de contrat.
    • Produits et services
      Ajoutez à votre contrat les produits et services voulus. Définissez une date de début et de fin.
    • Contacts
      Définissez les contacts internes et chez le tiers, votre client qui traitent (signataire / suivi) le contrat. Ainsi une prise de contact avec les personnes impliquées pourra rapidement se faire.

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Actif/ Inactif/ Expiré / Fermé
      Un contrat peut avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Un contrat peut être modifié à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement le contrat par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Activer / Clôturer
      Clôturez tous les services et produits associés au contrat.
    • Supprimer
    • Transformer
      Créez une commande ou facture à partir du contrat reprenant les éléments de ce dernier.

    Configuration

    • Numéro de contrat
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro de contrat. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos contrats.
    • Mention supplémentaire
      Ajoutez une mention qui sera ajoutée à tous les contrats générés.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un texte de filigrane qui sera ajouté à vos contrats qui sont dans l’état brouillon.
    • Téléchargement externe
      Activez ou non le téléchargement du contrat à l’aide d’une URL externe.
    • Signature en ligne
      Activez ou non la possibilité de signer le contrat en ligne.

Gestion

Les modules de gestion apportent des fonctions administratives et de gestion à i-Faktur.

  • Numéros de série

    Extensions requises:
         

    Le module numéros de lot et numéros de série permet le suivit et la traçabilité de vos produits.

    Soit vous pouvez gérer un numéro de série pour chaque unité de produit ou définir un numéro identifiant un lot de plusieurs produits.

    A cela s’ajoute la possibilité d’attribuer des dates DLUO et ou DLC pour vos produits.

    A la réception vous définissez les numéros de série / lot / DLC / DLUO et à l’expédition vous choisissez ceux que vous expédiez.

    Lorsque ce module est activé un champ supplémentaire est ajouté à la fiche produit qui permet de définir si pour ce produit vous gérez les numéro de série / lot et si oui vous pouvez définir si a saisie est obligatoire ou non et si elle l’est s’il s’agit d’un numéro de série unique par produit ou d’un numéro de lot.

    Données de base:

    • Numéro de série
      La gestion des numéros de série permet d’attribuer un identifiant unique à chaque pièce d’un même produit.
    • DLC / DLUO
      La gestion des Dates Limite de Consommation (DLC) et des Dates Limite de Consommation Optimale (DLUO) est utilisé pour les produits périssables, que ce soit individuellement ou par lot.

    Fonctionnalités:

    • Unique ou par lot
      Vous avez la possibilité de définir des numéros de série ou des numéro de lots.
    • Liste
      Vous pouvez consulter la liste de tous les numéros de série, DLC et DLUO pour un produit spécifique.
    • Réception de marchandises
      Les numéros de série, DLC et DLUO sont enregistrés lors de la réception des marchandises. Sans cette saisie, l’entrée en stock n’est pas possible.

  • Stocks

    Extensions requises:
         

    Dans i-Faktur, organisez vos stocks en créant un ou plusieurs entrepôts.

    Ce module Dolibarr vous permet de gérer vos approvisionnements (stock minimal et minimal optimal), de procéder à des inventaires, de réserver des produits pour des projets et d’évaluer la valeur de vos stocks (par entrepôt).

    Visualisez les mouvements en filtrant sur la totalité des informations relatives aux mouvements.

    Les stocks sont différentiés entre les stocks physiques (ce qui est réellement et physiquement en stock) et des stocks virtuels (ce qui sera en stock une fois que les commandes clients et fournisseurs seront expédiées / réceptionnées).

    Sur vos fiches produit un onglet stock s’ajoute pour afficher toutes les informations de stock relatives à l’article.

    Données de base Stock

    • Référence
      Un code unique pour identifier l’entrepôt.
    • Nom
      Une dénomination de l’entrepôt.
    • Projet
      Si vous utilisez le module « Projet » vous pouvez définir un projet pour lequel un entrepôt est destiné.
    • Description
      Une description de votre entrepôt en texte formatable.
    • Coordonnées
      L’adresse postale de l’entrepôt, le numéro de téléphone.
    • Etat
      L’entrepôt peut être « ouvert » ou « fermé ».

    Données de base produit

    • Entrepôt par défaut d’un produit
      Dans la fiche « produit » vous pouvez définir le stock par défaut dans lequel il sera stocké.
    • Alerte de stock
      Si vous utilisez le module « Stock » vous pouvez définir la quantité d’alerte. Lorsque le stock est en dessous de cette quantité une alerte est affichée pour le produit.
    • Stock désiré
      Si vous utilisez le module « Stock » vous pouvez définir la quantité désirée. Lorsque le stock est en dessous de cette quantité le produit est affiché lors de vos achats.

    Fonctionnalités Stock

    • Stocks réels et virtuels
      Les stocks réels sont les stocks physiques de vos produits. Les stocks virtuels sont les stocks qui prennent en compte des mouvements futurs qui apparaissent dans vos commandes clients.
    • Transfert
      Possibilité de transférer des produits entre vos entrepôts.
    • Correction
      Effectuez une correction de stock pour un produit. Pour cela définissez les quantités à ajouter ou retirer, donnez un libellé à votre mouvement et une codification.
    • Liste
      Liste des mouvements par entrepôt.
    • Transfert de masse
      A l’aide d’un fichier (CSV / Excel) définissez les transferts de produits d’un entrepôt à un autre.
    • Stock à date
      Affichez le stock réel à une date donnée dans le passé ou le stock virtuel dans le futur. Filtrez si besoin par produit et / ou par entrepôt.

    Configuration

    • Modification automatique des stocks
      Vous pouvez choisir à quel moment vos stocks physiques sont incrémentés ou décrémentés. Commandes, Factures, Envois/Réceptions.
    • Stock négatif
      Vous pouvez autoriser des stocks négatifs.
    • Validation de stock lors de l’ajout
      Interdisez ou pas l’ajout de produits dans des commandes, des factures ou des expéditions si les quantités en stock ne sont pas suffisantes.
    • Approvisionnement sur réel ou virtuel
      Définissez si les propositions de réapprovisionnement sont basées sur l’état des stocks réels ou virtuels.
    • Entrepôt par défaut
      Définissez l’entrepôt par défaut pour les nouveaux produits.

  • Comptabilité simplifiée

    Extensions requises:
               

    Le module de comptabilité simplifié s’adresse principalement au auto-entrepreneurs et aux associations.

    Ce module va enregistrer les recettes (facture clients) et les dépenses (factures fournisseurs, charges, taxes, …).

    Il permet d’exporter les données enregistrées pour générer une comptabilité.

    Une fois paramétré le module ne requiert aucune saisie de données. Les données sont automatiquement reprises depuis vos factures et dépenses.

    Vous pouvez aussi générer des statistiques sur les résultats de l’activité.

    Configuration

    • Recettes-dépenses ou Créances-Dettes
      indiquez comment le module doit gérer le calcul du chiffre d’affaire. Soit sur la base des paiements et règlements ou sur la base des validation des factures.
    • Comptes comptables
      Définissez les numéros de comptes par défaut pour vos dépenses et recettes. Ces comptes seront utilisés si aucun compte spécifique n’est défini dans les produits, services, clients, fournisseurs et pour la TVA des achats et ventes.
    • Paiements divers
      Permet d’intégrer les paiements divers dans les rapports générés.
    • Prêts
      Permet d’intégrer les prêts dans les rapports générés.

  • Kits

    Extensions requises:
      

    Le module Kit n’est pas un module à part entière mais fait partie du modules produits et services. Il doit être activé dans la configuration du module produits ou du module services et se présente sous forme d’un nouvel onglet dans les fiches de produits et de services.

    Pour définir un kit vous recherchez les produits et services par mot clé ou par catégorie et définissez la quantité pour chaque produit ou service contenu dans le kit

    Définissez si la vente de ce kit va affecter les stocks des produits contenus.

    Pour un kit vous pouvez également saisir l’écart de prix et de poids.

  • Variantes de produits et services

    Extensions requises:
      

    Le module « variantes » est une extension pour les produits et services qui permet de les personnaliser selon des attributs définis librement .

    Vous pouvez créer une liste d’attributs pour vos variantes, puis spécifier les valeurs possibles pour chaque attribut. Ensuite dans les fiches produits et services, vous pouvez ajouter des variantes en affectant les attributs et leurs valeurs.

    Par exemple pour un T-Shirt, vous pouvez proposer quatre tailles et trois couleurs par taille.

    Pour chaque variante qui se décline par taille et par couleur (donc dans l’exemple précédent 12 variantes), vous pouvez définir une référence, un prix ou un ajustement de prix en pourcentage, ainsi qu’un impact sur le poids du produit.

    Attributs de variantes

    • Référence
      Un code unique qui identifie l’attribut.
    • Libellé
      Un nom qui exprime la nature de l’attribut.

    Valeurs d’attributs

    • Référence
      Un code unique qui identifie la valeur.
    • Valeur
      la valeur de l’attribut.

    Définition d’une variante

    • Attribut
      Choisissez un ou plusieurs attributs différents à affecter à votre produit ou service.
    • Valeur
      Choisissez pour chaque attribut affecté une valeur parmi celles prédéfinies.
    • Référence
      Définissez une référence (un identifiant unique) pour la variante résultante.
    • Impact sur le prix
      Vous pouvez définir une modification de prix pour la variante en définissant une valeur (positive ou négative) qui sera ajoutée au prix de l’article de base, ou un pourcentage (positif ou négatif) qui sera appliqué au prix de l’article de base.
    • Impact sur le poids
      Vous pouvez définir si la variante a entrainé une différence de poids pour un produit.

    Fonctionnalités

    • Propager
      Cette fonction permet de cloner la définition de variantes d’un produit ou service vers un autre.

  • Marges

    Extensions requises:
         

    Le module « marges » ajoute un onglet dans les produits, les services et les tiers qui permet de voir une liste de factures avec les marges correspondantes ainsi que la marge totale.

    La marge est exprimée en valeur monétaire, en pourcentage de taux de marge ou de taux de marque.

  • Opportunités et Projets

    Extensions requises:
      

    Le module projet a plusieurs utilités dans i-Faktur. Il se prête à la gestion projets, quels qu’il soient mais aussi a celle des opportunités d’affaires.

    Suivez l’évolution, programmez des tâches et contrôlez le temps et les coûts.

    Données de base:

    • Référence projet
      Définissez une référence pour le projet ou l’opportunité ou conservé le numéro généré automatiquement selon le paramétrage du module/
    • Libellé
      Nommez le projet ou l’opportunité.
    • Usage
      Choisissez s’il s’agit d’une opportunité d’affaire ou d’un projet et s’il faut faire le suivi du temps passé et s’il y a une facturation du temps passé qui sera faite.
    • Tiers
      Choisissez le tiers pour le projet ou l’opportunité.
    • Visibilité
      Définissez si le projet doit être visible pour tout le monde ou uniquement pour les contacts désignés.
    • Statut opportunité
      S’il s’agit d’une opportunité choisissez la nature de l’opportunité et sa probabilité de réussite.
    • Montant opportunité
      S’il s’agit d’une opportunité vous pouvez définir le montant prévu.
    • Budget
      Pour un projet ou une opportunité vous pouvez définir le budget prévu.
    • Dates
      Définissez une date de début et de fin
    • Description
      Rédigez une description pour le projet ou l’opportunité

    Fonctionnalités:

    • Brouillon / Ouvert/ Clôturé
      Un projet ou une opportunité peuvent avoir plusieurs états qui changent automatiquement au cours de leur cycle de vie.
    • Modification
      Un projet peut être modifié à tout moment.
    • Envoi par email
      Envoyez facilement le projet par email en annexant en pièce jointe le document relatif.
    • Tâches
      Ajouter des tâches à votre projet (voir tâche pour plus de détails).
    • Vue d’ensemble
      Liez des éléments comme des devis, commandes, factures, contrats du client ou de fournisseurs, des charges, ou des paiements à votre projet.
      Un aperçu de l’ensemble des informations du projet et des éléments liés vous permet un pilotage rapide et facile.
    • Clôturer
      Clôturez votre projet.
    • Supprimer
    • Transformer
      Créez devis, commandes, contrats ou factures client, ou demandes de prix et commandes fournisseur à partir du projet. Tous les éléments seront liés à votre projet.

    Configuration

    • Numéro de projet
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro aux projets. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Numéro de tâche
      Vous pouvez choisir un automatisme qui attribue automatiquement un numéro aux tâches de vos projets. Vous pouvez configurer la manière dont ce code est généré.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés pour vos projets et vos tâches.
    • Liaison aux tiers
      Vous pouvez choisir si vous pouvez lier des projets dans les éléments de vos tiers en les restreignant aux tiers respectifs ou aux projets de tous les tiers.
    • Clôture automatique
      Permet la clôture automatique d’un projet lorsque toutes les tâches du projet sont terminées.
    • Suivit d’opportunités
      Permet l’utilisation du module projet pour gérer des opportunité d’affaire et leur suivit.
    • Tâches et temps consommés
      Permet le suivit des tâches d’un projet et des temps consommés.
    • Formulaire de contact
      Permet la mise en place d’un formulaire publique pour permettre aux internautes de renseigner une demande. Vous pouvez utiliser l’adresse de ce formulaire sur votre site institutionnel par exemple. Ce formulaire va automatiquement créer un tier et une opportunité d’affaire.

  • Gestion de documents

    Extensions requises:
      

    Le module gestion de documents dans Dolibarr répertorie l’ensemble des document générés, comme les devis, les factures etc…

    Il est également possible de déposer d’autres documents et de les classer dans des dossiers préalablement créés.

    Ainsi il est possible d’accéder depuis un points central à l’ensemble de vos documents commerciaux et des pièces jointes des autres éléments, comme les fiches produits, les factures fournisseur, etc…

  • Interventions

    Extensions requises:
      

    Le module interventions permet de gérer, planifier et suivre les interventions.

    Ce module Dolibarr permet de personnaliser des champs ajoutés à l’en-tête ou aux lignes des documents d’intervention pour inclure des informations supplémentaires non prévues par défaut.

    Données de base:

    • Tiers:
      Choisissez le client ou fournisseur à qui l’intervention s’applique
    • Référence:
      Code unique qui identifie l’intervention
    • Référence client:
      Un code ou une référence du tiers
    • Description
    • Projet:
      Associez un projet pour lequel l’intervention a lieue
    • Contrat:
      Associez l’intervention à un contrat
    • Modèle de document:
      Choisissez parmi les modèles disponibles celui utilisé pour le document généré pour cette intervention.

    Données d’intervention:

    Ajoutez une ou plusieurs tâches effectuées dans le cadre de l’intervention.

    • Description:
      Texte enrichi pour décrire les tâches effectuées
    • Date et heure:
      Date et heure de l’intervention
    • Durée:
      Temps passé pour l’intervention

    Fonctionnalités:

    • Brouillon, Validé, Effectué
      L’état d’une intervention change au cours de son cycle de vie.
    • Modification
      Une intervention peut être modifiée à tout moment.
    • Envoyer par email
    • Transformer:
      Transformez l’intervention en devis ou en facture.
    • Classer traitée
      Définissez l’état traité pour l’intervention

    Ressources

    Si vous avez activé le module « Ressources » vous pouvez affecter une ou plusieurs ressources (machines, véhicules, outils, locaux, …) à votre intervention.

    • Ressource:
      Choisissez parmi les ressources définies dans le modules ressource
    • Occupé:
      Définissez l’état d’occupation de la ressource pendant l’intervention
    • Obligatoire:
      Définissez si la ressource est indispensable pour l’exécution de l’intervention

    Configuration

    • Modèle de document
      Choisissez parmi les modèles de documents ceux qui seront disponible pour vos interventions.
    • Fiche d’intervention
      Activez les bons d’intervention si besoin
    • Mentions complémentaire sur bons d’intervention
      Définissez un texte enrichi qui sera ajouté aux bons d’intervention.
    • Filigrane brouillon
      Définissez un filigrane ajouté au bons d’intervention en état brouillon.
    • Masquer heures et minutes:
      Pour la saisie des tâches effectuées cacher les champs pour la saisie de l’horaire (heures et minutes)
    • Masquer durée:
      Pour la saisie des tâches effectuées cacher le champs de la durée
    • Signature en ligne:
      Autoriser la signature des bons d’intervention en ligne
    • Autoriser le téléchargement:
      Générer un lien de téléchargement du bon d’intervention

  • Tickets

    Extensions requises:
         

    Les tickets correspondent aux demandes d’intervention de vos clients ou à vos missions internes. Vous pouvez les créer simplement et rapidement si le client vous contacte par téléphone. Si vous activez et configurez le module « Collecteur de courrier » il est possible de créer automatiquement des tickets à réception d’email selon les règles définies.

    Données de base:

    • Référence:
      Numéro de ticket généré selon la configuration choisie
    • Type de demande:
      Choisissez parmi les types possibles librement définissables
    • Groupe de ticket:
      Choisissez parmi les groupes possibles librement définissables
    • Sévérité:
      Choisissez parmi les sévérités possibles librement définissables
    • Sujet
    • Description
    • Pièce jointe
    • Tiers et contact
    • Notifier le tiers:
      Choisissez si le tiers doit être notifié de l’ouverture et des activités du ticket
    • Assigné à:
      Collaborateur interne à qui le ticket est assigné
    • Projet:
      le ticket peut être lié à un projet
    • Contrat:
      Le ticket peut être lié à un contrat

    Fonctionnalités:

    • Non lu, Lu, Assigné, En cours, En attente de retour, Fermé
      L’état d’un Ticket change au cours de son cycle de vie.
    • Modifier:
      Un ticket peux être modifié à tout moment.
    • Ajouter un message privé
      Ajouté une information au ticket qui sera diffusé par une notification email aux destinataires choisis (internes ou externes)
    • Créer une intervention:
      Créer une nouvelle intervention qui reprend les éléments du ticket
    • Fermer/Résoudre:
      Fermer un ticket et choisissez de notifier les intéressés
    • Supprimer
    • Historique:
      Afficher l’historique des tickets d’un tiers

    Configuration

    • Numéro de ticket
      Définissez la manière selon laquelle les numéros de tickets sont générés.
    • Modèle
      Choisissez parmi plusieurs modèles la manière dont seront présentés les documents générés tickets.
    • Status « lu » automatique
      Vous pouvez définir que le status « Lu » soit automatiquement affecté à un ticket lorsque celui-ci est créer par un utilisateur interne et non pas par un client externe ou un email entrant.
    • Affectation automatique
      Choisissez si le ticket doit automatiquement être affecté à l’utilisateur qui l’a créé
    • Notification fermeture
      Activez ou non la notification automatique par email du client lorsque son ticket est clôturé
    • Délai de réponse
      Définissez un délai maximum en heures pour qu’un client ai un retour sur un ticket créé
    • Délai d’action
      Définissez un délai maximum qu’un ticket ouvert peut rester sans action
    • Reclassifier ticket fermé
      Autoriser de changer la classification d’un ticket même s’il est fermé

    Notifications

    • Adresse expéditeur
      Définissez l’adresse email de l’expéditeur pour les notifications de tickets
    • Notifier création
      Définissez l’adresse email pour les notification d’ouverture. NB: Les notification à destination du client sont distinctes si activées plus haut.
    • Entête de notification
      Définissez un texte enrichi qui s’affiche en tête des notifications de tickets.
    • Pied de notification
      Définissez un texte enrichi qui s’affiche en pied des notifications de tickets.

  • Comptabilité partie double

    Extensions requises:
               

    Le module de comptabilité « partie double » est destiné aux entreprises assujetties à la TVA et qui doivent produire un bilan. Il permet une configuration détaillée du périmètre comptable afin que les écritures soient automatiquement créées et qu’une transmission de celles-ci à un expert comptable ne nécessite quasiment pas de traitement supplémentaire par ce dernier.

    Définissez votre plan comptable, ajustez vos comptes comptables, attribuez des comptes par défaut pour vos produits et services, pour les tiers, les banques, les charges et taxes. Une fois que cela est fait pour chaque facture, chaque mouvement bancaire et autres actions ayant une incidence sur la comptabilité les écritures se feront automatiquement. Vous n’aurez plus qu’à passer par une étape de validation et votre comptabilité sera prête pour être transmise à votre expert comptable.

    Il ne vous faudra aucune compétence en comptabilité pour que les données préparées par i-Faktur soient correctes et compatibles avec les logiciels de comptabilité utilisé par les experts.

    Dans la mesure où vous utilisez l’intégralité des modules requis pour produire une comptabilité générale complète votre expert comptable n’a plus une mission de tenue des comptes mais uniquement de supervision. Cela pourra réduire les honoraires dus à votre expert comptable.

    L’intervention de l’expert comptable restera nécessaire pour produire le bilan, le compte de résultat et les liasses fiscales.

    En conclusion, le concours de votre expert comptable restera fortement conseillé et il convient de s’accorder avec lui pour le paramétrage et l’utilisation du module comptabilité en partie double.

    Transferts en comptabilité

    Le module de comptabilité va répertorier l’ensembles des activités dans Dolibarr et proposer les écritures à intégrer dans la comptabilité.

    • Liaison des factures client, factures fournisseur et notes de frais
      Cette fonction permet d’un seul clic de valider les liaisons nécessaires (comptes comptables valides) pour comptabiliser les factures et notes de frais.
    • Lignes à lier
      Cette fonction va lister les éléments pour lesquels la liaison automatique n’est pas possible. Cela est essentiellement lié à des compte comptables absent pour les éléments qui ne peuvent être liés. Par exemple cela se produira pour tous les produits et services libres saisis dans les factures. Il suffira de définir le compte comptable voulu et de procéder à la liaison.
    • Lignes liées
      Permet d’afficher toutes les lignes précédemment liées.
    • Enregistrement en comptabilité
      Transfert les éléments liés (Ventes, achats, banques et notes de frais) en comptabilité.
    • Exporter
      Génère l’export des données relatives à la comptabilité. Cela comprendra un fichier « Excel » avec l’ensemble des écritures et vont y être annexé tous les documents justificatifs relatifs. Il est possible de restreindre cet export aux éléments relatifs à un projet.

    Comptabilité:

    • Grand livre
      Affiche la liste des écritures comptables regroupées par comptes comptables. Appliquez des filtres sur les compte, les journaux, les dates, les montants et les identifiants de pièces pour afficher les transactions voulues.
    • Journaux
      Afficher les transactions et définissez des filtres pour n’afficher que celles voulues. permet d’ajouter des écritures et de modifier les écritures existantes.
    • Balance des comptes
      Récapitule l’ensembles des comptes comptables et permet de vérifier s’il n’y a pas d’erreurs
    • Export comptabilité
      Filtrez et sélectionnez les écritures que vous souhaitez exporter pour les transmettre à votre expert comptable. Dolibarr mémorise les écritures déjà exportées et permet de les afficher et de les filtrer pour les intégrer ou non dans l’export.
    • Clôture d’exercice
      Cette fonction vas procéder à la clôture d’un exercice. Cela va figer les écritures pour cet exercice et permettre de générer les « à nouveau ».
    • Rapports
      Accédez à une série de rapports pour voir la situation de votre entreprise avec une déclinaison pour le résultat, les achats et le chiffre d’affaire encaissé ou facturé tout en déclinant par tiers, produit et service ou par taux de TVA là où c’est pertinent.

    Configuration

    Contrairement aux autres modules la configuration du module comptable ne se fait pas dans la partie « paramétrage » de Dolibarr mais directement dans le module comptabilité.

    Si vous n’avez pas de compétences en comptabilité votre expert comptable en revanche pourra très facilement se repérer dans le module de comptabilité d’i-Faktur. Tout est simple, clair et répond aux bons usages. Il est important que tout soit correctement paramétré et configuré pour que les écritures automatiques se fassent correctement. Une fois ce paramétrage effectué il n’y aura plus à y revenir.

    Nous choisissons de ne pas rentrer dans le détail de tous les paramètres du module de comptabilité ici. La raison est que bon nombre de paramètres dépendent des choix du plan comptable et de la manière de laquelle vous définissez les comptes par défaut. Nous allons donc uniquement décrire les possibilités de paramétrage.

    • Modèle de plan comptable
      Choisissez parmi une liste de modèles de plans comptables celui qui sera le plus proche de ce dont vous avez besoin
    • Plan comptable
      A partir du modèle de plan comptable choisis ajoutez et modifiez les comptes comptables comme nécessaire Les numéro de comptes sont complètement flexibles en terme de longueur et de forme.
    • Comptes auxiliaires
      Vous pouvez optionnellement définir un compte individuellement pour chaque tiers et chaque produit ou service.
    • Journaux comptables
      Définissez les journaux comptables. Les journaux standard sont déjà en place.
    • Période fiscale
    • Comptes par défaut
      Définissez les comptes comptables attribués par défaut pour :
      – Les produits et service en distinguant les ventes et achats nationaux, de l’UE ou à l’international.
      – Les mouvements et les taux de TVA
      – Les adhésions (association)
      – Le capital et les intérêts de vos emprunts
      – Les comptes d’attente
      – Les acomptes clients et fournisseur
      – Les comptes bancaires et les caisses
      – Les comptes de charges et taxes
      – Les comptes pour les différentes frais (carburant, repas, location, péages, stationnement, entretien,…)
      – Les comptes de clôture, de balance et de résultat
    • Paramètres d’export
      Définissez le format dans lequel vont être exportées vos données de comptabilité. Choisissez parmi une liste de logiciels de comptabilité ou définissez un format générique.

Paramétrage

i-Faktur dispose de nombreux paramètres qui vont affecter la présentation, les fonctionnalités et des automatismes.

Ce chapitre ne décrit pas les paramètres propres à chaque module. Vous retrouverez ces derniers dans la description des modules respectifs.

  • Votre entreprise

    Dans les paramètres généraux la toute première chose à faire est de paramétrer les informations relatives à votre entreprise ou association.

    Définissez vos coordonnées, la raison sociale, la forme juridique, les codes juridiques et fiscaux et votre situation fiscale.

    Données de base:

    • Raison sociale : Le nom de votre entreprise
    • Adresse, Code postal, Ville, Pays
    • Devise
    • Numéros de téléphone
    • Email et site web
    • Logo : Utilisé dans les entêtes des documents commerciaux

    Identifiants juridiques et fiscaux:

    • Nom du gérant
    • Délégué RGPD
    • Capital
    • Forme juridique
    • SIREN, SIRET, NAF-APE, RCS/RM, …
    • Numéro TVA
    • Objet de l’entreprise
    • Début de l’exercice fiscal

    Situation TVA

    Définissez si votre entreprise est assujettie à la TVA ou non

  • Affichage

    Présentation:

    • Langue
      Définissez la langue par défaut utilisées dans i-Faktur. Chaque utilisateur pourra cependant définir une langue de son choix.
    • Multilingue CRM
      Pour les documents commerciaux vous pouvez activer la prise en charge multilingue. Cela permettra de définir les produits, services et les modèles de documents commerciaux dans différentes langues. La langue appliquée sera celle du client ou fournisseurs à qui le document sera destiné.
    • Raccourcis
      activez différents raccourcis dans le menu principal pour accéder rapidement à diverses fonctions souvent utilisées.
    • Longueur de listes
      Définissez la longueur par défaut pour les affichages de listes
    • Dates et horaires
      Choisissez le premier jour travaillé de la semaine, les jours ouvrables, les horaires d’ouverture.
    • Affichage des noms / prénoms
      Définissez l’ordre d’affichage des noms et prénoms.
    • Menu inactifs
      Cachez ou grisez les menu inaccessibles.

    Couleurs et thèmes:

    • Thèmes
      Choisissez parmi plusieurs thèmes.
    • Thème sombre
      Activez la luminosité d’affichage, mode sombre ou clair.
    • Aspect du menu principal
      Choisissez parmi plusieurs options d’affichage pour montrer ou non les icônes et / ou le texte du menu principal et définissez les coloris.
    • Couleurs
      Vous pouvez customiser un grand nombre de couleurs pour les différents affichages, les menus, les boutons.

    Tableau de bord

    • Message du jour
      Définissez un message du jour qui s’affiche sur le tableau de bord
    • Widgets
      Activez ou désactivez les vignettes disponibles. Chaque utilisateur pourra composer son tableau de bord à sa guise avec les widget qui auront été activés.

    Page de connexion:

    • Arrière plan
      Définissez une image d’arrière plan pour la page de connexion.
    • Message
      Ajoutez un message de bienvenue ou des instructions pour la connexion.
    • Assistance
      Affichez ou pas le lien « besoin d’aide ? ».

    Menus:

    Vous avez la possibilité d’ajouter des éléments aux menus pour adapter l’interface à vos besoins.

    Style CSS:

    Vous pouvez modifier l’apparence de i-Faktur de manière encore plus détaillées en utilisant la technologie CSS. Cela demande en revanche des connaissances de cette technologie web.

    Tableau de bord

    • Message du jour
      Définissez un message du jour qui s’affiche sur le tableau de bord
    • Widgets
      Activez ou désactivez les vignettes disponibles. Chaque utilisateur pourra composer son tableau de bord à sa guise avec les widget qui auront été activés.

    Valeurs par défaut:

    • Création
      Définissez les valeurs par défaut à saisir lors de la saisie de nouvelles données.
    • Filtres
      Définissez les filtres a mettre en place sur vos listes.
    • Tri
      Définissez par défaut comment vos listes seront triées.
    • Focus
      Définissez pour les divers formulaires quel champs sera celui actif par défaut.
    • Champs obligatoires
      Définissez quels champs seront obligatoires lors de la saisie dans vos formulaires.

    Widgets:

    Les widgets que vous pouvez utiliser sur vos tableaux de bord peuvent être activés ou désactivés. Choisissez la position et le tableau de bord sur lesquels il apparaissent.

  • Sécurité

    La sécurité est un pilier fondamental dans i-Faktur. Les paramètres de sécurité permettent de définir comment les accès et connexions à votre installation Dolibarr sont sécurisés.

    Si vous cherchez à savoir comment des droits d’accès pour vos utilisateurs sont gérés rendez vous dans la description des droits d’accès.

    Connexion:

    • Captcha
      Activez la saisie d’un code supplémentaire pour sécuriser la connexion à i-Faktur.
    • Droits avancés
      Activez les droits avancés qui permettent une définition plus granulaires des droits de vos utilisateurs.
    • Expiration de session
      Définissez le temps au delà duquel une session sera automatiquement fermée.
    • Blocage de compte
      Définissez un seuil d’échecs de connexions au delà duquel un compte sera bloqué.

    Mot de passe:

    Définissez des règles de complexité auxquelles les mots de passe doivent répondre.

    Permettez ou non qu’un utilisateur demande la réinitialisation de son mot de passe sur la page de connexion.

    Alertes

    Définissez les seuils en jours pour afficher des alertes sur vos activités. Ainsi les devis non fermés, les factures non payées par exemples seront mises en évidence une fois le seuil atteint.

    Traçabilité

    Définissez les évènements de sécurité qui sont journalisés.

  • Limites et précision

    Les paramètres des limites et précisions permettent de définir combien de décimales les chiffres contiennent et comment ils sont arrondis lorsque le nombre de décimales définies est dépassé.

    • Décimales des prix unitaires
      Définissez le nombre de décimales maximum pour les prix unitaires.
    • Décimales pour les totaux
      Définissez le nombre de décimales maximum pour les prix totaux.
    • Décimales affichées
      Définissez le nombre de décimales affichées à l’écran pour les montants.
    • Pas des arrondis
      Définissez le pas de la plage d’arrondi si vous devez arrondir sur une base différente de la base 10.

  • Emails

    Dans i-Faktur vous avez la possibilité d’envoyer des email à partir de la plupart des modules. Ainsi vous expédiez facilement et rapidement vos documents commerciaux (devis, factures, …).

    Le paramétrage du module email permet de gérer comment les emails sont expédiés en définissant les expéditeurs et les modèles de contenus.

    • Expéditeurs
      Définissez l’adresse email par défaut pour les emails sortants, automatiques et manuels.
    • Copie cachée
      Définissez une adresse email qui recevra une copie conforme de tous les emails sortants.
    • Emails personnels
      Autorisez ou non l’utilisation des adresses email personnelle de vos collaborateurs pour les expédition.
    • Expéditeurs
      Définissez une liste supplémentaires d’adresse emails que vous pouvez utiliser comme expéditeurs.
    • Modèles
      Définissez vos modèles pour les emails sortants individuellement pour chaque type d’échanges (devis, facture, etc…).

  • PDF

    Si vous choisissez les Modèles PDF pour les documents commerciaux il est possible de paramétrer leur présentation et les informations qui y seront imprimées.

    Mise en page:

    • Format
      Définissez le format de page (A4, A5, …).
    • Marges
      Définissez les marges sur les 4 côtés de la page.
    • Bordures
      Choisissez d’encadrer les blocs d’adresse de l’expéditeur et / ou du destinataire.

    Informations légales:

    Choisissez les informations légales à afficher sur vos documents

    • Identification
      SIRET, SIREN, NAF-APE, RCS/RM, EORI, RNA, TVA.
    • Forme juridique
      EURL, SARL, SAS, …
    • TVA
      Choisissez de masquer ou non toutes les informations relatives à la TVA
    • Pied de page
      Choisissez les informations relatives à votre société qui seront affichés en pied de page.

    Informations optionnelles :

    • Code client
      Choisissez de cacher ou non le code client / fournisseur.
    • Références produits / services
      Choisissez de cacher ou non les référence de vos produits et services.
    • Libellés en gras
      Choisissez d’afficher les libellés en gras ou pas.
    • Périodes
      Pour les produits et services dotés d’une périodes choisissez d’afficher ou non cette période.
    • Kits
      Choisissez d’afficher ou non les produits et services qui composent un kit
    • Commercial
      Afficher le nom du commercial affecté au document
    • Paiement en ligne
      Si la fonction de paiement en ligne est activée vous pouvez choisir d’ajouter les liens respectifs sur vos factures.
    • Images dans devis
      Choisissez d’ajouter une colonne pour l’affichage d’images produits dans vos devis.
    • Prix sur commandes
      Choisissez d’afficher ou non les prix unitaire et / ou totaux sur vos commandes.
    • Adresse de livraison sur facture
      Affichez ou non l’adresse de livraison sur les factures.
    • QR-code sur factures
      Affichez ou non des QR-codes sur vos factures pour répondre aux exigences dans certains pays ou pour faciliter les virement de vos clients.

  • Dictionnaires

    Les dictionnaires sont les listes de valeurs qui vous sont proposées dans les divers écrans de saisie sous forme de listes déroulantes.

    Vous pouvez modifier ces dictionnaires pour ajouter, supprimer ou changer les valeurs.

    Voici la liste des dictionnaires. Cette liste est non exhaustive et est agrandie par différents modules. Dans les descriptions des modules sont indiqués les champs qui disposent d’une liste modifiable dont les valeurs seront dans un dictionnaire.

    Dans la plus part des dictionnaires vous pouvez également désactiver certaines valeurs afin de tenir vos liste de choix concises et lisibles.

    • Monnaies
    • Formats de papier
    • Formats d’étiquettes
    • Pays
    • Régions
    • Etats/Provinces
    • Formes juridiques
    • Type de tiers
    • Effectifs
    • Niveaux de prospection
    • Statuts de prospection
    • Titres et civilités
    • Types de contact / adresses
    • Types d’évènements de l’agenda
    • Taux de TVA ou de taxes
    • Montant des timbres fiscaux
    • Conditions de règlement
    • Modes de paiement
    • Types de charges sociales / fiscales
    • Origines des demandes / commandes
    • Méthodes de commande
    • Méthodes d’expédition
    • Délais de livraison
    • Unités de mesure
    • Natures de produit

  • Droits d’accès

    Extensions requises:
      

    Les droits d’accès permettent de piloter ce qu’un utilisateur sera en mesure de faire dans i-Faktur et les données qui lui seront accessibles.

    Les droits d’accès peuvent être définis pour les utilisateurs et pour les groupes d’utilisateurs. Il convient de gérer les droits d’accès sur les groupes d’utilisateurs et d’affecter les utilisateurs à ces groupes. Cela simplifie énormément la gestion des droits.

    Dans la configuration de i-Faktur il est possible d’activer les droits « étendus ». Cette option affiche une granularité supplémentaire des droits qui sont disponibles pour gérer les accès.

    Les droits d’accès sont regroupés par module et ne sont visibles que les droits pour les modules actifs. Vous pouvez donner tous les droits d’un module d’un seul clic.

    Lié à l’utilisateur

    Les droits sont déclinés pour certains dans une variante « liée à l’utilisateur ». Ces droits visent uniquement les éléments créés par un utilisateur ou affectés à son compte. Autrement dit, il ne pourra voir que les éléments qui sont les siens mais pas ceux des autres.

    Les comptes externes

    Lorsque vous affectez des droits d’accès à des comptes externes ces droits se limitent aux éléments rattaché à ce compte externe.

    Ainsi un client ne verra que les devis, factures, etc… qui sont les siens.

Outils

Dans i-Faktur plusieurs outils vous permettent de surveiller et piloter votre installation.

  • Sauvegarde

    i-Faktur inclut un outil de sauvegarde.

    Une partie de vos données est stockée dans la base de données, tandis qu’une autre partie, comme les PDF de factures et devis, est enregistrée sous forme de fichiers sur le disque dur.

    Vous avez la possibilité de réaliser une sauvegarde de la base de données, ou de sauvegarder manuellement l’ensemble des données (base et fichiers) de votre installation.

    Les sauvegardes effectuées peuvent être téléchargées librement et à volonté sur votre ordinateur.

  • Informations système

    Vous pouvez visualiser à l’aide des outils système les technologies et l’état de votre installation i-Faktur.

    • Dolibarr
      Affichez la version, les paramètres système, les modules et l’intégrité de votre installation.
    • Navigateur
      Affichez les informations technique du navigateur avec lequel vous êtes connecté.
    • OS
      Affichez le non et la version du système d’exploitation du serveur sur lequel votre i-Faktur est installé.
    • Web Server/PHP/Base de données
      Affichez les détails techniques du serveur web qui propulse votre installation i-Faktur.
    • Performances
      Affichez un résumé des performances de votre installation.
    • Sécurité
      Affichez les informations relatives à la sécurité de votre installation
    • Evènements sécurité
      Affichez la liste des évènement de sécurité qui ont été journalisés.
    • Ressources externe
      Affichez une pages avec les ressources qui sont à votre disposition.
    • Mise à jour
      Vérifiez s’il existe des mises à jour pour votre installation.

Schéma des flux

  • Voici un schéma simplifié des flux dans i-Faktur.

    Vous pouvez générer vos documents en suivant les étapes complètes (Devis -> Commandes -> Factures) ou directement à l’étape souhaitée, en sélectionnant le tiers (Fournisseur ou Client) et en ajoutant les produits et services nécessaires. La génération des documents commerciaux d’une étape à l’autre reprend l’ensemble des informations qui ne sont plus à ressaisir. Cela représente un gain de temps important et évite les erreurs de saisi et les oublis.

    Les réceptions ou expéditions des marchandises ajustent vos stocks et permettent de saisir les numéros de séries ou dates de péremptions.

    Les paiements des factures, salaires, taxes et impôts sont enregistrés, générant des écritures sur vos comptes bancaires dans « Dolibarr », qui seront ensuite rapprochés (pointés) avec vos relevés de bancaires.

    Toutes ces informations alimentent le module de comptabilité pour fournir en temps réel la situation financière de votre entreprise et préparer les échanges avec votre expert-comptable.