Warenwirtschaft

  • Eine einfache und leistungsfähige Warenwirtschafts-Software für Ihr Unternehmen

Beschreibung der i-Faktur Modules

Die Funktionalitäten in i-Faktur werden im Wesentlichen durch Module gebildet. Für jedes Modul finden Sie eine Liste der Informationen und Funktionen, die in diesem Modul verfügbar sind. Aufgrund der Modularität von i-Faktur ist es jedoch möglich, dass ein Modul Informationen und Funktionen in anderen Modulen hinzufügt. Beispielsweise kann das Modul „Finanzverwaltung“ die Bankverbindung für einen Geschäftspartner hinzufügen.

In dieser Zusammenstellung der Funktionen der Verwaltungssoftware i-Faktur haben wir uns dafür entschieden, in jedem Modul zu dokumentieren, was es selbst macht und was es in anderen Modulen hinzufügen wird. Wenn Sie also beispielsweise herausfinden möchten, ob das Modul „Produkte“ in i-Faktur die Verwaltung von Seriennummern ermöglicht, werden Sie es nicht finden, da diese Funktion im Modul „Seriennummern“ hinzugefügt wird.

Klicken Sie auf die Titel, um die Details der einzelnen Funktionen anzuzeigen.

Allgemeine Funktionen

Generische Funktionen sind die Funktionen und Mechanismen in Dolibarr, die für alle Module und die i-Faktur-Installation gelten.

  • Kategorien

    Das Modul „Kategorien“ wirkt auf mehrere Module ein. Es ermöglicht Ihnen, Beschriftungen oder Kategorien zu definieren, um die von diesen Modulen verwaltete Daten zu gruppieren und zu ordnen.

    So können Sie Daten nach Kategorien filtern oder Daten einschränken, wenn Sie z. B. Statistiken erstellen.

    Beschriftungen und Kategorien können hierarchisch definiert werden. Das bedeutet, dass eine Kategorie eine Unterkategorie einer bestehenden Kategorie sein kann.

    Basis Daten:

    • Referenz
      Ein eindeutiger Name, der die Kategorie identifiziert.
    • Beschreibung
      Beschreibender Text mit Formatierungsmöglichkeit.
    • Farbe
    • Position
      Die Position der Kategorie in der Kategorienlsite.
    • Übergeordnete Kategorie
      Wählen Sie die übergeordnete Kategorie.

    Funktionen:

    Die Kategorien sind für die unten aufgelisteten Elemente verfügbar. So können Sie in der Listenansicht dieser Elemente nach Kategorien filtern

    • Mitglieder (Verein)
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Kontakte
    • Produkte
    • Diensleistungen
    • Lagerorte
    • Projekte
    • Bankkonten
    • Bank Transaktionen
    • Kalender Einträge
    • Tickets
    • Wissensdatenbank
    • Statistiken
      In Element die Statistiken zur Verfügung stellen können diese über Kategorien eingeschränkt und gefiltert werden.

    Konfiguration

    • Automatisch mit übergeordneten verknüpfen
      Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden die Elemente einer Kategorie in die Ergebnisse aufgenommen, wenn Sie eine übergeordnete Kategorie auswählen.
      Beachten Sie: Diese Einstellung muss vor dem Erstellen der untergeordneten Kategorien vorgenommen werden, damit sie wirksam wird.

  • Bankkonten und Bargeld Kassen

    Mit dem Modul „Banken / Kassen“ können Sie Bankkonten sowie die Kassen Ihres Ladens oder Geschäfts verwalten.

    Sobald Sie ein Konto angelegt haben, verwenden Sie es für die Zahlungen Ihrer Kunden und Lieferanten und können es mit Ihren Bankauszügen abgleichen.

    So bereiten Sie Ihre Buchhaltung so vor, dass jede Banktransaktion einen Beleg in i-Faktur hat.

    Dokumentieren Sie Überweisungen zwischen Ihren Konten, Bargeldeinreichungen aus Ihren Kassen oder Scheck Einreichungen.

    Basis Daten

    • Referenz
      Die Identifikation für dieses Konto oder diese Kasse.
    • Bezeichnung
      Die Bezeichnung für das Konto oder die Kasse.
    • Kontotyp
      Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Typ des Kontos.
    • Währung
      Wählen Sie die Währung des Kontos.
    • Status
      Konto aktiv oder nicht.
    • Kontaktdaten
      Legen Sie die Kontaktdaten, Webseiten, E-Mail für das Konto fest.
    • Anfangssaldo und Eröffnungsdatum
      Legen Sie den Anfangssaldo und das Datum dieses Saldos für das Konto fest.
    • Minimaler erlaubter und gewünschter Saldo
      Definieren Sie den minimalen und gewünschten Betrag für das Konto.
    • Kontoinformationen
      IBAN, Kontonummern und Bank

    Funktionen:

    • Transaktion hinzufügen
      Fügen Sie manuell eine Buchung oder Transaktion auf dem Konto hinzu.
    • Interne Überweisung
      Nehmen Sie Überweisungen zwischen Ihren Konten vor.
    • Abgleichen
      Buchungen auf dem Konto mit dem Bankauszug abgleichen.
    • Geplante Buchungen
      Ein Bildschirm zeigt Ihnen die erwarteten Geldeingänge und -Ausgänge auf dem Konto an, basierend auf unbezahlten Rechnungen und anderen bekannten Einnahmen oder Ausgaben.
    • Monatsbericht
      Visualisieren Sie die Gesamtsummen der ein- und ausgehenden Umsätze pro Monat.
    • Auszüge
      Visualisiert die Auszüge, die das Ergebnis der erfolgten Abstimmungen sind.

    Konfiguration

    • SEPA-Mandat
      Aktivieren Sie die Vorlage für das SEPA-Mandat, das Sie Ihren Kunden für SEPA-Lastschriftgenehmigungen vorlegen können.
    • Farben
      Legen Sie die Farben der Zeilen in Ihren Bankbewegungen fest, um zwischen Soll und Haben zu unterscheiden.
    • Zusätzlicher Vermerk
      Fügen Sie einen Vermerk hinzu, der allen erstellten Rechnungen hinzugefügt wird.
    • Direkte Eingabe
      Lassen Sie die direkte Eingabe von Transaktionen in Ihre Bankkonten zu oder nicht. Wenn deaktiviert, werden nur Zahlungen, die in i-Faktur getätigt werden, Buchungen in den Bankkonten erzeugen.
    • Automatische Auszugsnummer
      Die Abstimmungen, die Sie vornehmen, werden automatisch mit dem letzten vorhandenen Kontoauszug verknüpft.
    • Online-Signatur
      Ermöglicht es Ihnen, einen Link zu generieren, damit Geschäftspartner eine Einzugsermächtigungen online unterschreiben können.
    • Nummerierung von Scheckeinreichungsformularen
      Legen Sie die Regeln fest, nach denen die Nummern Ihrer Scheckeinreichungsformulare generiert werden.
    • Scheckeinreichungsformular
      Definieren Sie einen formatierbaren Text, der auf Ihren Scheckeinreichungsformularen hinzugefügt wird.

  • Agenda

    Das Modul „Agenda“ hat mehrere Funktionen.

    Es dient dazu, die in i-Faktur durchgeführten Aktionen zu protokollieren. Die ausgewählten Aktionen werden mit Datum, Uhrzeit und dem Benutzer, der sie ausgeführt hat, dokumentiert.

    Je nach den festgelegten Rechten sind die Agenden privat oder für andere Benutzer zugänglich.

    Der Terminkalender von „Dolibarr“ bietet die Möglichkeit, Fristen und Termine zu planen. Für eine optimale Organisation bietet Ihnen dieses Modul die Möglichkeit, verschiedene externe Terminkalender zu integrieren und zusammenzufassen, darunter beispielsweise „Google Calendar“ oder „Microsoft 365“.

    Das Modul „Kalender“ wird auch von anderen Modulen genutzt, wie z. B. dem Modul ‚Projekt‘ oder „Ticket“. Die genauen Funktionen sind in den jeweiligen Modulen beschrieben.

    Basis Daten:

    • Typ
      Definieren eines Termin typs
    • Bezeichnung
    • Anfangs und End Datum mit Uhrzeiten
    • Zugewiesen an
      Personen die mit dem Kalendereintrag verbunden sind
    • Ort
    • Geschäftspartner und Kontakte
      Verbundene Geschäftspartner und Kontakte
    • Beschreibung

    Funktionen:

    • Zu tun, In Bearbeitung, Abgeschlossen / Erledigt
      Der Zustand eines Kalendereintrag verändert sich während seiner Existenz
    • Ändern
      Kalendereinträge können jederzeit bearbeitet und geändert werden.
    • Ansichten
      Wählen sie zwischen den Ansichten : Liste, Monat, Woche, Tag und gruppieren Sie pro Benutzer

    Konfiguration

    • Standardansicht
      Hier können Sie auswählen, wie der Kalender beim Öffnen angezeigt werden soll: Listenansicht, Tag, Woche, Monat, …
    • Typ
      Aktivieren Sie die Ereignistypen, die Sie bei der Erstellung eines neuen Termins auswählen können. Die Liste der verfügbaren Typen ist veränderbar.
    • Standardstatus
      Wählen Sie den Standardstatus für einen neuen Termin.
    • Standardfilter des Typs
      Legen Sie einen Standardfilter für den Ereignistyp beim Öffnen des Kalenders fest.
    • Standardfilter des Status
      Legen Sie einen Standardfilter für den Ereignisstatus beim Öffnen des Kalenders fest.
    • Automatisches Anlegen
      Wählen Sie die Prozesse aus, für die automatische Einträge in den Kalender erstellt werden (Anlegen, Freigeben, Löschen, Zahlungen, Genehmigungen, …).
    • Erinnerungen
      Aktiviert Erinnerungen per E-Mail und / oder im Browser an fällige Ereignisse.
    • Exporteinstellungen
      Legen Sie die Exporteinstellungen fest, um Ihren i-Faktur-Kalender in Ihre bevorzugte Kalendersoftware (Google Calendar, Outlook, …) integrieren zu können.

  • Globale Funktionen

    In i-Faktur werden bestimmte Informationen und Funktionen von zahlreichen Modulen gemeinsam genutzt.

    Um die Darstellung zu vereinfachen, haben wir hier die Elemente zusammengefasst, die mehreren Modulen gemeinsam sind.

    Daten:

    • Anmerkungen

    Sie können für jedes Element der folgenden Module eine öffentliche und/oder eine private Anmerkung hinterlegen: Produkte, Dienstleistungen, Geschäftspartner, Kontakte, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Wareneingänge, Projekte, Aufwendungen.

    • Datei Anlagen

    Fügen Sie Dateien hinzu, die sich auf das jeweilige Objekt beziehen, in den folgenden Modulen: Produkte, Dienstleistungen, Geschäftspartner, Kontakte, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Wareneingänge, Projekte, Aufwendungen.

    • Standardwerte
    • Für die meisten Felder können Sie Standardwerte festlegen, die beim Erstellen neuer Elemente (z. B. Geschäftspartner, Produkte, Dienstleistungen usw.) automatisch übernommen werden.
    • Standardfilter und -sortierung
    • Definieren Sie individuelle Standardfilter und -sortierungen für alle Listen.
    • Mehrsprachigkeit
    • Produkte und Dienstleistungen können in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Beim Erstellen eines Dokuments (Angebot, Rechnung usw.) wird automatisch die Sprache des Geschäftspartners verwendet.
    • Rundungen und Genauigkeit
    • Für numerische Werte können Sie festlegen, wie sie gerundet werden und wie viele Nachkommastellen angezeigt werden sollen.
    • Zusätzliche Felder
    • Für die meisten Module können benutzerdefinierte Zusatzfelder definiert werden, um Informationen zu erfassen, die standardmäßig nicht vorgesehen sind.
    • Für Module mit Positionen, wie Angebote und Rechnungen, können auch für die einzelnen Positionen Zusatzfelder definiert werden.

    Funktionen:

    • Agenda / Protokolle

    Wenn das Modul Agenda aktiviert ist, werden alle Aktivitäten zu Ihrem Objekt im i-Faktur-Kalender protokolliert. Benutzer, Datum, Uhrzeit und durchgeführte Aktion werden erfasst – für die folgenden Module: Produkte, Dienstleistungen, Geschäftspartner, Kontakte, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Wareneingänge und Projekte.

    • Listen

    Alle Elemente in i-Faktur können in Listenform angezeigt werden.
    Passen Sie diese Listen nach Ihren Bedürfnissen an, indem Sie die angezeigten Spalten ändern.
    Für jede Spalte können Sie Filter festlegen und die Liste sortieren.

    • Duplizieren
      Die meisten Elemente können geklont werden. Dabei wird eine Kopie des Elements erstellt. Je nach Elementtyp können bestimmte Daten im Klon angepasst werden. Ein Klon kann selbstverständlich auch vollständig nachträglich bearbeitet werden.

  • Benutzergruppen

    Benutzergruppen erleichtern die Verwaltung von Zugriffsrechten.

    Anstatt die Zugriffsrechte für jeden einzelnen Benutzer festzulegen, konfigurieren Sie sie auf Gruppenebene, der die Benutzer dann zugeordnet werden.

    Wenn Sie die Gruppen also einmal definiert haben, müssen Sie neue Benutzer nur noch diesen Gruppen zuweisen, damit sie automatisch die richtigen Rechte erhalten.

    Es empfiehlt sich, eine Gruppe zu bilden, auch wenn nur eine Person betroffen ist.

    Gruppen sind in in erster Linie Ihre Mitarbeiter gedacht, aber Sie können auch Zugänge für Ihre Kunden und/oder Lieferanten einrichten, damit diese die für sie relevanten Informationen einsehen können.

    Daten:

    • Name
      Bezeichnung der Gruppe
    • Beschreibung
      Beschreiben Sie die Gruppe

    Funktionen:

    • Benutzer hinzufügen
    • Zugriffsrechte verwalten

  • Benutzerkonten

    Benutzerkonten fassen die Elemente zusammen, die Sie benötigen, um sich bei i-Faktur anzumelden. Sie können sie Ihren Mitarbeitern zuweisen, um die Zugriffsrechte zu unterteilen. Sie können sie aber auch für Kunden und Lieferanten einrichten, um ihnen den Zugriff auf ihre Informationen zu ermöglichen.

    Weitere Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie im entsprechenden Kapitel.

    Daten:

    • Titel / Anrede
    • Name
    • Vorname
    • Benutzername
    • Login-Name.
    • Administrator
      Sie können einem Benutzerkonto mit einer einzigen Einstellung volle Rechte gewähren.
    • Geschlecht
    • Angestellter
      Angestellter ja oder nein.
    • Vorgesetzter
      Definieren Sie Ihre Hierarchie im Unternehmen, indem Sie jedem Benutzerkonto einen Vorgesetzten zuweisen.
    • Interner Benutzer
      Hiermit können Sie die Konten Ihrer Mitarbeiter von den Konten Ihrer Kunden / Lieferanten unterscheiden, die als “extern” gelten.
    • Gültigkeit
      Legen Sie ein Anfangs- und Enddatum für die Gültigkeit eines Benutzerkontos fest, um den Zeitraum zu kontrollieren, in dem es möglich ist, sich anzumelden.
    • Passwort
    • Kontaktinformationen
    • Adresse, Telefone, E-Mail.
    • Konto für Buchhalter
    • Farbe
      Legen Sie eine Farbe für die Anzeige dieses Benutzerkontos fest.
    • Signatur
      Legen Sie einen formatierbaren Text fest, der am Ende der von diesem Benutzerkonto gesendeten E-Mails angehängt wird.
    • Position / Funktion
    • Arbeitsstunden
    • Datum der Einstellung
    • Geburtsdatum

    Funktionen:

    • Sprache
      Legen Sie die Sprache fest, in der sich i-Faktur präsentiert. Der Benutzer kann diese Einstellung selbst ändern.
    • Startseite
      Legen Sie die Startseite fest.
    • Agenda-Register
      Legen Sie das Standardlayout der Agenda fest.
    • Länge von Listen
    • Länge von kurzen Listen
    • Visuelles Theme
    • Sehbehinderte
      Vereinfachung der Benutzeroberfläche für Sehbehinderte.
    • Farbenblind
      Ändern Sie die Farbe der Benutzeroberfläche, um die Lesbarkeit für Farbenblinde zu verbessern.
    • Externe Kalender

    Legen Sie bis zu fünf externe Kalender im ICAL-Format (z. B. Google-Kalender) fest, die in den Kalender des Benutzerkontos integriert werden.

Stammdaten

Stammdaten fließen in die Zusammenstellung der Geschäftsdokument ein

  • Produkte

    In i-Faktur haben Sie eine Vielzahl von Optionen, um Ihre Produktinformationen zu verwalten. Kits, Varianten, Preise nach Kunden, Einkaufspreise nach Lieferanten und verwalten Sie Anhänge wie z.B. Produktbilder, technische Beschreibungen, Konformitätsdokumente und vieles mehr.

    Zusätzliche Module, wie die Module „Seriennummern“ oder „Lagerbestand“, erweitern die Funktionen und Möglichkeiten Ihrer Produkte.

    Basis Daten

    • Referenz
      Ein eindeutiger Code, der das Produkt identifiziert.
    • Bezeichnung
      Die Bezeichnung des Produkts.
    • Beschreibung
      Beschreibender Text mit Formatierungsmöglichkeit.
    • Öffentliche URL
      Ein Link, der zu einer öffentlichen Seite im Internet weiterleitet.
    • Art des Produkts
      Wählen Sie, ob es sich um einen Rohstoff oder ein Endprodukt handelt.
    • Maße und Gewicht
      Legen Sie Länge, Breite, Höhe, Fläche, Volumen und Gewicht des Produkts fest (die Einheiten sind parametrisierbar).
    • Zollnomenklatur
      Legen Sie den Zollcode des Produkts fest.
    • Ursprungsland
      Definieren Sie das Herkunftsland des Produkts.
    • Ursprungsstaat / -provinz
      Legen Sie den Staat und/oder die Provinz fest, aus dem/der das Produkt stammt.
    • Hinweis
      Legen Sie einen internen Hinweis für das Produkt fest.
    • Mehrwertsteuer
      Legen Sie den Mehrwertsteuersatz für Ihr Produkt fest.
    • Selbstkostenpreis
      Legen Sie den Durchschnittspreis fest, den Sie für das Produkt zahlen müssen (Liefer-, Handhabungs-, Verwaltungs-, Produktionskosten, …).

    Funktionen:

    • Aktiv / inaktiv
      Sie können ein Produkt für den Kauf und/oder Verkauf aktivieren oder deaktivieren. So erscheinen nur aktive Produkte dort, wo Sie Produkte auswählen (Hinzufügen in Angeboten, Bestellungen für Einkauf und/oder Verkauf, Rechnungen, …).
    • Verkaufspreis
      Legen Sie einen Standardpreis, einen Mindestpreis fest (es wird nicht möglich sein, einen Verkaufspreis unterhalb dieses Preises festzulegen).
    • Verkaufspreis pro Kunde
      Sie können separate Verkaufspreise pro Kunde festlegen, indem Sie die Produktreferenz des Kunden, einen kundenspezifischen Mehrwertsteuersatz, den Verkaufspreis und einen Mindestverkaufspreis definieren.
    • Verkaufspreis pro Stufe
      Legen Sie den Verkaufspreis und den Mindestverkaufspreis für bis zu fünf Stufen fest. Anschließend können Sie für jeden Kunden die für ihn geltende Preisstufe festlegen.
    • Einkaufspreise
      Legen Sie für Ihr Produkt die Einkaufspreise entsprechend der bestellten Mengen für jeden Lieferanten fest, der Ihnen das Produkt liefern kann. Unterscheiden Sie die Produktnummer des Lieferanten, eine Lieferfrist, den Mehrwertsteuersatz, eine Qualifikation des Lieferanten für das Produkt (Reputation), eine Produktbeschreibung.
    • Gewichteter Durchschnittspreis
      der Durchschnittspreis, der auf der Grundlage der Einkaufspreise der auf Lager befindlichen Produkte berechnet wird.
    • Bezugsobjekte
      Zeigen Sie für jedes Produkt eine Liste der Objekte (Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Versand, Empfang, Stücklisten, Fertigungsauftrag, …) an, in denen es verwendet wird.
    • Statistiken
      Zeigen Sie Statistiken pro Jahr an, die Sie nach ti filtern können.

    Konfiguration

    • Produktcode
      Sie können einen Automatismus auswählen, der Ihren Produkten automatisch einen Code zuweist. Sie können konfigurieren, wie dieser Produktcode generiert wird.
      Sie können sich auch dafür entscheiden, den Produktcode manuell festzulegen.
    • Produktdatenblatt
      Legen Sie eine Vorlage fest oder verwenden Sie die Standardvorlage zum Drucken Ihrer Produktdatenblätter.
    • Produkt Sets
      Sie können ein Produkt aus mehreren Unterprodukten und/oder Unterdienstleistungen zusammensetzen. Legen Sie für jedes Unterprodukt oder jede Dienstleistung die Menge fest, aus der Ihr Kit zusammengestellt werden soll.
      Wählen Sie, ob der Bestand der Nebenprodukte verändert werden soll, wenn Sie das Produkt Set hinzufügen oder aus dem Bestand entfernen.
    • Preis
      Wählen Sie, ob Sie nur einen Preis für ein Produkt wünschen oder ob Sie einen Standardpreis und spezifische Preise pro Kunde festlegen möchten.
      Sie können auch einen Preisstufenmodus wählen, bei dem Sie für jeden Kunden eine Stufe zuweisen können.
    • Benutzerdefinierte Felder
      Sie können für Ihre Produkte zusätzliche Felder hinzufügen, um Informationen einzugeben, die nicht von Grund auf vorgesehen sind.
      Hierfür stehen Ihnen eine Vielzahl von Feldtypen zur Verfügung, wie z. B. Texte, Zahlen, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen, …
      Wenn Sie für Ihre Einkäufe Lieferantenpreise verwenden, können Sie auch zusätzliche Felder hinzufügen, die für die Definition von Lieferantenpreisen eingegeben werden müssen.

  • Dienstleistungen

    In i-Faktur verwalten Sie Ihre Dienstleistungen und geben Zeiteinheiten an. Eine Dienstleistung kann eine Serviceleistung, eine Lizenz oder ein Abonnement sein.

    Es ist möglich, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, um zusätzliche Informationen zu erfassen, die standardmäßig nicht vorgesehen sind.

    Basis Daten

    • Referenz
      Ein eindeutiger Code zur Identifikation der Dienstleistung.
    • Bezeichnung
      Die Bezeichnung der Dienstleistung.
    • Beschreibung
      Ein beschreibender Text mit Formatierungsmöglichkeiten.
    • Öffentliche URL
      Ein Link, der auf eine öffentliche Internetseite verweist.
    • Dauer
      Geben Sie eine Anzahl und eine Zeiteinheit an (Minuten, Stunden, Tage, Wochen usw.), um einen Rhythmus, eine Frequenz oder eine Dauer für den Service zu definieren.
    • Notiz
      Legen Sie eine interne Notiz für die Dienstleistung fest.
    • MwSt.
      Legen Sie den Mehrwertsteuersatz für Ihre Dienstleistung fest.
    • Selbstkostenpreis
      Geben Sie den durchschnittlichen Aufwand an, der Ihnen die Dienstleistung kostet (z. B. Telefon-, Verwaltungs-, Produktions- oder Lizenzkosten).

    Funktionen:

    • Aktiv / Inaktiv
      Sie können einen Service für den Einkauf und/oder Verkauf aktivieren oder deaktivieren. Nur aktive Dienstleistungen erscheinen in den Auswahlfeldern (z. B. in Angeboten, Bestellungen, Verkaufs- oder Einkaufsrechnungen).
    • Verkaufspreis
      Legen Sie einen Standardverkaufspreis sowie einen Mindestverkaufspreis fest (ein Verkauf unterhalb dieses Preises ist nicht zulässig).
    • Verkaufspreis pro Kunde
      Sie können unterschiedliche Verkaufspreise je Kunde definieren – mit kundenspezifischer Artikelreferenz, eigenem Mehrwertsteuersatz, Verkaufspreis und Mindestverkaufspreis.
    • Verkaufspreise nach Preisniveau
      Definieren Sie Verkaufspreise und Mindestverkaufspreise für bis zu 5 Preisniveaus. Jedem Kunden kann anschließend ein bestimmtes Preisniveau zugewiesen werden.
    • Einkaufspreis
      Legen Sie Einkaufspreise für Ihren Service abhängig von den bestellten Mengen und je Lieferant fest. Geben Sie die Lieferantenreferenz, die Lieferzeit, den Mehrwertsteuersatz, eine Bewertung des Lieferanten (z. B. Zuverlässigkeit) sowie eine Beschreibung des Service an.
    • Gewichteter Durchschnittspreis
      Der durchschnittliche Preis, berechnet auf Basis der Einkaufspreise der im Lager befindlichen Dienstleistungen.
    • Verknüpfte Objekte
      Für jeden Service wird eine Liste der verknüpften Objekte angezeigt (z. B. Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Wareneingänge, Stücklisten, Fertigungsaufträge usw.).
    • Statistiken
      Jahresstatistiken mit Filtermöglichkeiten nach Geschäftspartner (Kunde/Lieferant) und verknüpften Objekten.

    Konfiguration

    • Dienstleistungscode
      Sie können ein automatisches System wählen, das beim Validieren automatisch einen Code für Ihre Dienstleistungen vergibt. Die Art der Codegenerierung ist konfigurierbar.
      Alternativ können Sie den Code auch manuell festlegen.
    • Servicedatenblatt
      Wählen Sie ein Layout oder verwenden Sie das Standardmodell, um Servicedatenblätter zu drucken.
    • Dienstleistung als Set
      Sie können eine Dienstleistung aus mehreren Unterprodukten und/oder Unterservices zusammensetzen.
      Definieren Sie für jede Komponente die Menge, um Ihr Set zusammenzustellen.
      Legen Sie fest, ob der Lagerbestand der Unterprodukte automatisch angepasst werden soll, wenn das Set ein- oder ausgebucht wird.
    • Preis
      Wählen Sie, ob ein Dienstleistungspreis einheitlich sein soll oder ob Sie neben einem Standardpreis auch kundenspezifische Preise definieren möchten.
      Alternativ können Sie das Preisstufensystem aktivieren, um für jeden Kunden eine eigene Preisstufe zuzuweisen.
    • Benutzerdefinierte Felder
      Für Ihre Dienstleistungen können Sie zusätzliche Felder hinzufügen, um Informationen zu erfassen, die standardmäßig nicht vorgesehen sind.
      Dazu stehen Ihnen viele Feldtypen zur Verfügung: Textfelder, Zahlen, Checkboxen, Dropdown-Listen usw.
      Wenn Sie Einkaufspreise pro Lieferant verwenden, können Sie auch für die Lieferantenpreise zusätzliche Felder definieren.

  • Geschäftspartner: Interessenten, Kunden, Lieferanten, Kontakte

    Geschäftspartner stellen natürliche oder juristische Personen dar, mit denen Sie in Kontakt stehen – wie Kunden, Lieferanten oder Interessenten.

    Für jeden Geschäftspartner können Sie Kontakte (die beteiligten Personen) definieren.

    In i-Faktur stehen Ihnen zahlreiche Informationen und Funktionen zur Verwaltung Ihrer Geschäftspartner zur Verfügung. Durch die Aktivierung zusätzlicher Module erweitern Sie diese Möglichkeiten.

    Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, um zusätzliche Informationen zu Geschäftspartnern und deren Kontakten zu erfassen, die standardmäßig nicht vorgesehen sind.

    Geschäftspartner Basis Daten:

    • Name
      Der Name des Geschäftspartners.
    • Alternativer Name
      Ein Handelsname zum Beispiel.
    • Interessent / Kunde / Lieferant
      Geben Sie an, ob der Geschäftspartner ein Kunde und/oder ein Lieferant ist. Ein Geschäftspartner, der weder Kunde noch Lieferant ist, wird als Interessent betrachtet.
    • Kontaktdaten
      Geben Sie die Kontaktdaten des Geschäftspartners an: Postanschrift, Telefonnummern, E-Mail.
    • Website
      Sie können die URL einer Website des Geschäftspartners hinterlegen.
    • Rechtliche Kennungen
      Geben Sie die rechtlichen Kennziffern des Geschäftspartners an wie Handelsregister nummern oder USt-IdNr. (innergemeinschaftlich).
    • Geschäftstyp
      Geben Sie den Typ des Geschäftspartners an, basierend auf einer anpassbaren Auswahlliste (z. B. Verwaltung, Privatperson, KMU, Kleinstunternehmen, Gesundheitswesen …).
    • Mitarbeiterzahl
      Geben Sie die Unternehmensgröße des Geschäftspartners anhand der Anzahl der Beschäftigten an.
    • Rechtsform
      Wählen Sie die Rechtsform des Geschäftspartners aus einer anpassbaren Liste (z. B. GmbH, AG, Verein …).
    • Kapital
      Geben Sie das Kapital des Geschäftspartners an.
    • Muttergesellschaft
      Falls der Geschäftspartner eine Tochtergesellschaft ist, können Sie die übergeordnete Firma angeben.
    • Logo
      Laden Sie ein Logo für den Geschäftspartner hoch.

    Kontakt Basis Daten:

    • Name und Vorname
      Name und Vorname des Kontakts.
    • Titel / Anrede
      Wählen Sie den Titel oder die Anrede des Kontakts aus einer anpassbaren Liste aus.
    • Position / Funktion
      Geben Sie die Funktion oder die Position an, die der Kontakt innehat.
    • Kontaktdaten
      Geben Sie die Postanschrift, Telefonnummern und die E-Mail-Adresse des Kontakts an.
    • Geburtsdatum
      Geben Sie das Geburtsdatum des Kontakts an.

    Interessenten spezifische Daten

    • Potenzial
      Wählen Sie aus einer anpassbaren Liste das Potenzialniveau, das der potenzielle Geschäftspartner (Interessent) darstellt.
    • Akquise-Status
      Wählen Sie aus mehreren anpassbaren Stufen den aktuellen Stand oder das Ergebnis Ihrer Akquise-Aktivitäten.

    Funktionen für Geschäftspartner:

    • Aktiv / Inaktiv
    • Sie können einen Geschäftspartner aktivieren oder deaktivieren. Nur aktive Geschäftspartner werden in Auswahllisten angezeigt (z. B. beim Hinzufügen in Angebote, Bestellungen, Einkaufs-/Verkaufsrechnungen etc.).
    • Kurzbefehle
    • Direkt aus der Geschäftspartnerakte heraus können Sie neue Objekte wie Angebote, Aufträge, Verträge, Tickets, Rechnungen oder Gutschriften erstellen.
      Zudem haben Sie Zugriff auf Listen der zuletzt bearbeiteten Objekte.
    • Verknüpfte Objekte
      Für jeden Geschäftspartner wird eine Liste verknüpfter Objekte angezeigt (z. B. Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Wareneingänge, Stücklisten, Fertigungsaufträge, Warenversand/-empfang …).
    • E-Mail senden
      Mit nur einem Klick können Sie dem Geschäftspartner eine E-Mail senden.

    Funktionen für Kontakte

    • Aktiv / Inaktiv
      Sie können einen Kontakt aktivieren oder deaktivieren. Nur aktive Kontakte erscheinen in den Auswahlfeldern (z. B. beim Hinzufügen zu Angeboten, Bestellungen, Rechnungen usw.).
    • Benutzerkonto
      Mit einem Klick können Sie für einen Kontakt ein Benutzerkonto erstellen. Dadurch kann sich dieser Kontakt mit Benutzername und Passwort in Ihrer i-Faktur-Installation anmelden und die Objekte einsehen, die dem Geschäftspartner zugeordnet sind, bei dem er als Kontakt hinterlegt ist. Sie können die Zugriffsrechte anpassen, um ihm nur ausgewählte Inhalte anzuzeigen (Angebote, Rechnungen usw.).
    • Zugehörige Objekte
      Für jeden Geschäftspartner kann eine Liste der zugehörigen Objekte angezeigt werden (Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Verträge, Lieferungen, Wareneingänge, Stücklisten, Fertigungsaufträge, Warenbewegungen usw.).

    Lieferanten spezifische Daten

    • Lieferantennummer
      Wenn ein Geschäftspartner ein Lieferant ist, weisen Sie ihm einen eindeutigen Code zu. Standardmäßig wird dieser Code von i-Faktur vergeben.
    • MwSt.-pflichtig
      Legen Sie fest, ob dieser Lieferant Rechnungen mit oder ohne Mehrwertsteuer ausstellt.
    • Rabatte
      Weisen Sie prozentuale oder feste Rabatte zu, die Ihnen der Lieferant gewährt.
    • Zahlungsbedingungen
      Wählen Sie aus einer anpassbaren Liste die Zahlungsbedingungen (Fristen) des Lieferanten aus.
    • Zahlungsmethode
      Wählen Sie aus einer anpassbaren Liste die vom Lieferanten bevorzugte Zahlungsmethode.

    Kunden spezifische Daten

    • Kundennummer
      Wenn ein Geschäftspartner ein Kunde ist, weisen Sie ihm einen eindeutigen Code zu. Standardmäßig wird dieser Code von i-Faktur vergeben.
    • Rabatte
      Weisen Sie prozentuale oder feste Rabatte zu, die für den Kunden gelten.
    • Kreditrahmen
      Legen Sie den Kreditrahmen fest, den Sie dem Kunden gewähren.
    • Preisniveau
      Wenn Sie Preisniveaus für Ihre Produkte und Dienstleistungen definiert haben, können Sie hier das dem Kunden zugewiesene Preisniveau festlegen.
    • Zahlungsbedingungen
      Wählen Sie aus einer anpassbaren Liste die Zahlungsbedingungen (Fristen) für den Kunden aus.
    • Zahlungsmethode
      Wählen Sie aus einer anpassbaren Liste die bevorzugte Zahlungsmethode des Kunden.
    • Vertriebsmitarbeiter
      Weisen Sie Vertriebsmitarbeiter zu, die für den Kunden verantwortlich sind.

    Konfiguration

    • Nummer / Code
      Sie können eine Automatik wählen, die Ihren Geschäftspartnern automatisch einen Code zuweist. Die Art der Code-Generierung ist konfigurierbar.
    • Buchhaltungskonto
      Sie können eine Automatik wählen, die Ihren Geschäftspartnern automatisch einen Buchhaltungskonto zuweist. Die Art der Generierung ist konfigurierbar.
    • Eingaberegeln
      Für strategische Felder wie berufliche Unternehmens Kennungen, E-Mail-Adressen und Buchhaltungskonten können Sie festlegen, ob die Eingabe verpflichtend ist, ob die Informationen eindeutig sein müssen (nur einem Geschäftspartner zugewiesen werden dürfen), und ob sie für die Rechnungserstellung erforderlich sind.

Geschäftsdokumente

Geschäftsdokumente sind Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen.

  • Verträge und Abonnements)

    Das Modul „Vertrag“ ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Verträgen und Abonnements mit Ihren Kunden oder Lieferanten.

    Hier sind die Informationen und Funktionen, die in i-Faktur für die Erstellung von Verträgen und Abonnements zur Verfügung stehen:

    In i-Faktur können Sie ein Abonnement aus einem Angebot oder einer Bestellung erstellen und individuell anpassen – oder ein neues Abonnement anlegen, indem Sie einen Geschäftspartner auswählen und die gewünschten Produkte und Dienstleistungen hinzufügen.

    Für Ihre Verträge erlaubt Ihnen das „Dolibarr“-Modul, benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, um zusätzliche Informationen im Kopfbereich oder in den Positionen der Produkte und Dienstleistungen zu erfassen.

    Basis Daten:

    • Vertragsnummer
      Die Vertragsnummer wird gemäß den in der Konfiguration des Vertragsmoduls festgelegten Regeln definiert.
    • Kunden-/Lieferantenreferenz
      Eine Referenznummer des Geschäftspartners, z. B. seine Bestellnummer.
    • Geschäftspartner
      Wählen Sie in einer Dropdown-Liste den Kunden oder Lieferanten für den Vertrag aus.
    • Datum
      Legen Sie das Startdatum des Vertrags fest.
    • Produkte und Dienstleistungen
      Fügen Sie dem Vertrag die gewünschten Produkte und Dienstleistungen hinzu. Definieren Sie ein Start- und Enddatum.
    • Kontakte
      Legen Sie die internen Ansprechpartner sowie die Kontakte beim Geschäftspartner fest, die den Vertrag bearbeiten (Unterzeichner / Nachverfolgung). So kann schnell der Kontakt mit den beteiligten Personen aufgenommen werden.

    Funktionen:

    • Entwurf / Aktiv / Inaktiv / Abgelaufen / Geschlossen
      Ein Vertrag kann verschiedene Status haben, die sich im Laufe seines Lebenszyklus automatisch ändern.
    • Bearbeitung
      Ein Vertrag kann jederzeit bearbeitet werden.
    • Versand per E-Mail
      Senden Sie den Vertrag einfach per E-Mail, indem Sie das zugehörige Dokument als Anhang beifügen.
    • Aktivieren / Schließen
      Schließen Sie alle dem Vertrag zugeordneten Produkte und Dienstleistungen ab.
    • Löschen
    • Umwandeln
      Erstellen Sie eine Bestellung oder Rechnung aus dem Vertrag, die dessen Elemente übernimmt.

    Konfiguration

    • Vertragsnummer
      Sie können eine automatische Nummerierung aktivieren, die jedem Vertrag automatisch eine Nummer zuweist. Die Art der Nummerngenerierung ist konfigurierbar.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus mehreren Vorlagen, wie die für Ihre Verträge generierten Dokumente dargestellt werden sollen.
    • Zusätzlicher Hinweis
      Fügen Sie einen Hinweis hinzu, der in allen generierten Verträgen erscheint.
    • Wasserzeichen „Entwurf“
      Legen Sie einen Wasserzeichentext fest, der auf Verträgen im Status „Entwurf“ angezeigt wird.
    • Externer Download
      Aktivieren oder deaktivieren Sie die Möglichkeit, den Vertrag über eine externe URL herunterzuladen.
    • Online-Signatur
      Aktivieren oder deaktivieren Sie die Möglichkeit, den Vertrag online zu unterzeichnen.

  • Lieferantenrechnung

    Dieses Modul ermöglicht die Verwaltung Ihrer Lieferantenrechnungen, indem es die Übereinstimmung zwischen Bestellungen und Lieferungen ermöglicht. Zudem erleichtert es die Verwaltung von Zahlungen und die Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen.

    Hier sind die verfügbaren Informationen und Funktionen für Ihre Lieferantenrechnungen in i-Faktur:

    In i-Faktur können Sie Rechnungen erstellen, indem Sie einen Geschäftspartner auswählen und Produkte sowie Dienstleistungen hinzufügen, oder Sie generieren sie aus einer Anfrage, Bestellung, Wareneingang oder einem Lieferantenvertrag.

    Das „Dolibarr“-Modul erlaubt es Ihnen, benutzerdefinierte Felder in Ihren Rechnungen hinzuzufügen, um zusätzliche Informationen einzufügen, die standardmäßig nicht vorgesehen sind.

    Basis Daten:

    • Rechnungsnummer
      Die Rechnungsnummer wird gemäß den in der Lieferantenmodul-Konfiguration festgelegten Regeln vergeben. Vor der Validierung der Rechnung ist die Nummer vorläufig.
    • Lieferantenrechnungsreferenz
      Die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten.
    • Lieferant
      Wählen Sie den Lieferanten aus einer Dropdown-Liste aus.
    • Typ
      Wählen Sie, ob es sich um eine Standardrechnung oder eine Anzahlungsrechnung handelt. Sie können auch Ersatzrechnungen oder Gutschriften erstellen.
    • Rechnungsdatum
    • Zahlungsbedingungen
      Wählen Sie aus einer editierbaren Dropdown-Liste die Zahlungsfrist für die Rechnung aus.
    • Zahlungsart
      Wählen Sie aus einer editierbaren Liste die gewünschte Zahlungsweise für die Rechnung (Überweisung, Scheck usw.).
    • Dokumentvorlage
      Wählen Sie aus den aktivierten Vorlagen die für diese Rechnung verwendete Vorlage aus (nach Erstellung der Rechnung jederzeit änderbar).
    • Kontakte
      Legen Sie interne Kontakte und die Ansprechpartner beim Geschäftspartner fest, die die Rechnung bearbeiten. So kann schnell Kontakt zu den beteiligten Personen aufgenommen werden.

    Funktionen:

    • Entwurf / Offen / Bezahlt / Storniert
      Eine Rechnung kann verschiedene Status haben, die sich im Laufe ihres Lebenszyklus automatisch ändern.
    • Bearbeitung
      Eine Rechnung kann jederzeit geändert werden, solange noch keine Zahlung erfasst wurde.
    • Versand per E-Mail
      Senden Sie die Rechnung einfach per E-Mail, indem Sie das zugehörige Dokument als Anhang beifügen.
    • Rechnung stornieren
      Markieren Sie eine Rechnung als storniert und geben Sie den Grund für die Stornierung an.
    • Zahlung erfassen
      Erfassen Sie den Zahlungseingang der Rechnung. Sobald sie vollständig bezahlt ist, ändert sich der Status automatisch auf „Bezahlt“.
    • Löschen
      Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, wenn sie die zuletzt erstellte Rechnung ist.
    • Gutschrift erstellen
      Erstellen Sie eine Gutschrift basierend auf der Rechnung, indem Sie deren Positionen übernehmen.

    Konfiguration

    • Rechnungsnummer
      Sie können eine automatische Nummerierung aktivieren, die jeder validierten Rechnung automatisch eine Rechnungsnummer zuweist. Die Art der Nummerngenerierung ist konfigurierbar.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus mehreren Vorlagen, wie die für Ihre Rechnungen generierten Dokumente dargestellt werden sollen.
    • Zusätzlicher Hinweis
      Fügen Sie einen Hinweis hinzu, der in allen generierten Rechnungen erscheint.

  • Wareneingang

    Mit diesem Modul können Sie den Wareneingang in i-Faktur verwalten.

    Die Freigabe des Wareneingangs erfolgt über die Lieferantenbestellung.

    Mit diesem Modul können Sie Ihren Wareneingängen benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um zusätzliche Informationen aufzunehmen, die nicht standardmäßig vorgesehen sind.

    Basis Daten

    • Versandnummer
      Die Empfangsnummer wird gemäß den Regeln festgelegt, die in der Konfiguration des Empfangsmoduls festgelegt wurden.
    • Lieferantenreferenz
      Eine Identifikationsnummer des Lieferanten für diesen Empfang, wie z. B. seine Lieferscheinnummer.
    • Lieferant
      Der Lieferant, der Sie beliefert hat, wird automatisch aus der relativen Bestellung übernommen.
    • Erstellungsdatum
      Datum, an dem der Empfang erstellt wurde.
    • Datum der geplanten Lieferung.
    • Empfangsmethode
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Methode aus, mit der der Lieferant Sie beliefert hat.
    • Maße und Gewicht
      Länge, Breite, Tiefe, Volumen und Gewicht können für den Empfang festgelegt werden.
    • Trackingnummer
      Geben Sie die Trackingnummer des Spediteurs ein.
    • Kontakte
      Definieren Sie die internen Kontakte und die Kontakte bei Ihrem Kunden, die den Versand bearbeiten. So kann eine Kontaktaufnahme mit den beteiligten Personen schnell erfolgen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Freigegeben / Bearbeitet
      Ein Wareneingang kann mehrere Zustände haben, die sich im Laufe ihres Lebenszyklus automatisch ändern.
    • Bearbeiten
      Ein Wareneingang kann jederzeit bearbeitet werden.
    • E-Mail senden
      Senden Sie ganz einfach eine E-Mail zu Ihrem Empfang, indem Sie den Empfangsschein als Anhang beifügen.
    • Rechnung erstellen
      Erstellen Sie eine Lieferanten Rechnung aus diesem Wareneingang.
    • Abschließen
      Ändern Sie den Status des Wareneingangs auf abgeschlossen (bearbeitet).
    • Löschen
      Löschen Sie den Wareneingang.

    Konfiguration

    • Wareneingagnsnummer
      Sie können einen Automatismus wählen, der automatisch eine Nummer für Versandscheine und Lieferscheine vergibt. Sie können konfigurieren, wie diese Codes generiert werden.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Wareneingangsdokumente aussehen sollen.

  • Rechnung

    Die in i-Faktur erstellten Rechnungen werden in einem Format erzeugt, das mit dem XRechnung-Standard kompatibel ist.

    Im Folgenden finden Sie die Informationen und Funktionen, die Ihnen für Ihre Rechnungen in i-Faktur zur Verfügung stehen.

    Sie können Ihre Rechnungen ganz einfach erstellen, indem Sie einen Dritten auswählen und Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen oder indem Sie sie aus einem bestehenden Angebot, Auftrag oder Vertrag generieren.

    Mit diesem „Dolibarr“-Modul können Sie Felder, die der Kopfzeile oder den Zeilen der Rechnung hinzugefügt werden, anpassen, um zusätzliche Informationen aufzunehmen, die nicht standardmäßig vorgesehen sind.

    Basis daten:

    • Referenz
      Die Rechnungsnummer, die nach den Regeln festgelegt wird, die in der Konfiguration des Moduls “Rechnung” festgelegt sind. Vor der Freigabe der Rechnung ist die Nummer eine vorläufige Nummer.
    • Kunde
      Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Kunden, an den die Rechnung geschickt werden soll.
    • Typ
      Wählen Sie, ob es sich um eine Standardrechnung oder eine Abschlagsrechnung handelt.
      Sie können auch Ersatzrechnungen oder Gutschriften erstellen.
    • Datum der Rechnung
    • Zahlungsbedingung
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Dropdown-Liste die Zahlungsfrist für die Rechnung.
    • Zahlungsart
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Art und Weise, wie die Rechnung beglichen werden soll (Überweisung, Scheck, …).
    • Dokumentvorlage
      Wählen Sie aus den aktivierten Dokumentvorlagen diejenige aus, die für diese Rechnung verwendet werden soll (jederzeit änderbar, sobald die Rechnung erstellt wurde).
    • Kontakte
      Definieren Sie die internen Kontakte und die Kontakte bei Ihrem Kunden, die die Rechnung bearbeiten. So kann eine Kontaktaufnahme mit den beteiligten Personen schnell erfolgen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Unbezahlt / Bezahlt / Stornieren
      Eine Rechnung kann mehrere Zustände haben, die sich im Laufe ihres Lebenszyklus automatisch ändern.
    • Bearbeiten
      Eine Rechnung kann jederzeit geändert werden, bevor eine Zahlung verbucht wurde.
    • E-Mail
      Senden Sie die Rechnung einfach per E-Mail, indem Sie das entsprechende Dokument als Anhang anfügen.
    • Rechnung stornieren
      Legen Sie eine Rechnung als “abgebrochen” ab und geben Sie den Grund für den Abbruch an.
    • Zahlung eingeben
      Geben Sie den Zahlungseingang der Rechnung ein. Sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist, wird ihr Status automatisch auf “Bezahlt” gesetzt.
    • Löschen
      Sie können eine Rechnung nur dann löschen, wenn es sich um die zuletzt ausgestellte Rechnung handelt.
    • Gutschrift erstellen
      Erstellen Sie eine Gutschrift aus der Rechnung, indem Sie die Elemente der Rechnung übernehmen.

    Konfiguration

    • Rechnungsnummer
      Sie können einen Automatismus wählen, der automatisch eine Rechnungsnummer für jede Rechnung vergibt, die Sie freigeben. Sie können konfigurieren, wie dieser Code generiert wird.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Rechnungen erstellten Dokumente aussehen sollen.
    • Zusätzliche Anmerkungen
      Fügen Sie eine Anmerkung hinzu, die allen erstellten Rechnungen hinzugefügt wird.
    • Wasserzeichen Entwurf
      Legen Sie einen Wasserzeichentext fest, der Ihren Rechnungen, die sich im Entwurfsstatus befinden, hinzugefügt wird.
    • Datumsprüfung
      Verhindern oder verhindern Sie die Validierung einer Rechnung, wenn ihr Datum vor dem Datum einer bestehenden Rechnung liegt.
    • Externer Download
      Aktivieren oder deaktivieren Sie das Herunterladen von Rechnungen mithilfe einer externen URL.

  • Versandt und Lieferscheine

    In i-Faktur können Sie Ihre Sendungen verwalten, indem Sie aus einem Kundenauftrag eine Sendung und aus der Sendung einen Lieferschein erstellen.

    Mit diesem „Dolibarr“-Modul können Sie Ihren Versand- und Lieferscheinen benutzerdefinierte Felder hinzufügen, die zusätzliche Informationen enthalten, die nicht standardmäßig vorgesehen sind.

    Basis Daten:

    • Versandnummer
      Die Versandnummer wird gemäß den Regeln festgelegt, die in der Konfiguration des Versandmoduls festgelegt wurden.
    • Kundenreferenz
      Eine Identifikationsnummer des Kunden für diese Sendung, wie z. B. seine Bestellnummer.
    • Kunde
      Der Kunde, für den die Sendung bestimmt ist, wird automatisch aus der zugehörigen Bestellung übernommen.
    • Datum
      Datum, an dem die Sendung erstellt wurde.
    • Datum der geplanten Lieferung.
    • Lieferzeit
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Zeit ab der Bestellung des Kunden, an die geliefert werden soll.
    • Versandmethode
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Art und Weise, auf die der Kunde beliefert werden soll.
    • Herkunft
      Von wo aus die relative Bestellung bei Ihnen eingegangen ist. Wählen Sie aus einer Liste mit vordefinierten Werten, die Sie bearbeiten können.
    • Maße und Gewicht
      Länge, Breite, Tiefe, Volumen und Gewicht können für eine Sendung festgelegt werden.
    • Trackingnummer
      Geben Sie die Trackingnummer des Spediteurs ein.
    • Kontakte
      Definieren Sie die internen Kontakte und die Kontakte bei Ihrem Kunden, die die Sendung bearbeiten. So kann eine Kontaktaufnahme mit den beteiligten Personen schnell erfolgen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Bestätigt / Versandt / Abgeschlossen
      Ein Versandt kann mehrere Zustände haben, die sich im Laufe ihres Lebenszyklus automatisch ändern.
    • Ändern
      Eine Versandt jederzeit geändert werden.
    • E-Mail-Versand
      Senden Sie ganz einfach eine E-Mail zu Ihrer Lieferung, indem Sie den Versandschein als Anhang beifügen.
    • Rechnung erstellen
      Erstellen Sie eine Rechnung über diesen Versandt.
    • Abgeschlossen
      Ändern Sie den Status der Versandt in Abgeschlossen (bearbeitet).
    • Löschen
      Löschen Sie de, Versandt.
    • Lieferschein generieren
      Erstellen Sie aus dem Versandt Ihren Lieferschein, den der Kunde beim Empfang unterschreiben muss.

    Konfiguration

    • Versandnummer
      Sie können einen Automatismus auswählen, der automatisch eine Nummer für Versand- und Lieferscheine vergibt. Sie können konfigurieren, wie diese Nummern generiert werden.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Versand- und Lieferscheine erstellten Dokumente aussehen sollen.
    • Zusätzliche Erwähnung
      Fügen Sie eine Anmerkung hinzu, die allen erzeugten Versand- und Lieferscheinen hinzugefügt wird.
    • Wasserzeichen Entwurf
      Legen Sie einen Wasserzeichentext fest, der Ihren Versandscheinen, die sich im Entwurfsstatus befinden, hinzugefügt wird.

  • Kundenaufträge

    Im Folgenden finden Sie die Informationen und Funktionen, die Ihnen für Ihre Kundenaufträge in i-Faktur zur Verfügung stehen.

    In i-Faktur können Sie Ihre Kundenaufträge verwalten, indem Sie einen Dritten auswählen und Produkte und Dienstleistungen hinzufügen oder sie aus einem Angebot heraus erstellen.

    Mit diesem „Dolibarr“-Modul können Sie der Kopfzeile oder den Zeilen der Bestellung benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um zusätzliche Informationen aufzunehmen, die nicht standardmäßig vorgesehen sind.

    Basis Daten:

    • Kundenreferenz
      Eine Referenz des Kunden, z. B. die Nummer der Anfrage, die er Ihnen geschickt hat, oder eine andere Identifikation.
    • Kunde
      Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Kunden, an den das Angebot gerichtet ist.
    • Datum der Bestellung
    • Zahlungsbedingungen
      Zahlungsfrist für die Rechnung, die für diesen Auftrag ausgestellt wurde.
    • Art der Zahlung
      Versandmethode Die Versandmethode.
    • Herkunft
      Von wo aus Sie diesen Auftrag erhalten haben. Wählen Sie aus einer Liste mit vordefinierten Werten, die Sie ändern können.
    • Versandart
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste, wie der Kunde beliefert werden soll.
    • Lieferzeit
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Zeit ab der Bestellung des Kunden, zu der er geliefert werden soll.
    • Voraussichtliches Lieferdatum
      Legen Sie das voraussichtliche Datum fest, an dem der Kunde beliefert werden soll.
    • Dokumentvorlage
      Wählen Sie aus den aktivierten Dokumentvorlagen diejenige aus, die für dieses Angebot verwendet werden soll (kann jederzeit geändert werden, sobald das Angebot erstellt wurde).
    • Kontakte
      Definieren Sie die internen Kontakte und die Kontakte bei Ihrem Kunden, die den Auftrag bearbeiten. So kann eine Kontaktaufnahme mit den beteiligten Personen schnell erfolgen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Freigegeben / In Bearbeitung / Geliefert / Storniert
      Eine Bestellung kann mehrere Zustände haben, die sich automatisch mit dem Fortschritt der Bestellung ändern.
    • Änderung
      Eine Bestellung kann jederzeit geändert werden.
    • Per E-Mail senden
      Senden Sie die Bestellung einfach per E-Mail, indem Sie das entsprechende Dokument als Anhang beifügen.
    • Eine Bestellung stornieren
    • Löschen
    • Umwandeln
      Sobald eine Bestellung bestätigt wurde, können Sie sie in eine Bestellung, einen Vertrag (wenn das Modul Vertrag aktiviert ist), einen Versand (wenn das Modul Lagerbestand aktiviert ist) oder eine Rechnung umwandeln. Sie können die Bestellung auch als geliefert deklarieren, wenn Sie den Versand nicht verwalten.

    Konfiguration

    • Bestellcode
      Sie können einen Automatismus auswählen, der Ihren Kundenbestellungen automatisch einen Code zuweist. Sie können konfigurieren, wie dieser Code generiert wird.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Bestellungen erstellten Dokumente aussehen sollen.
    • Zusätzliche Hinweise
      Legen Sie einen Text fest, der auf allen Ihren Bestellungen hinzugefügt wird, wenn Sie das Bestelldokument generieren.
    • Wasserzeichen Entwurf
      Legen Sie einen Wasserzeichentext fest, der zu Ihren Bestellungen hinzugefügt wird, die sich im Entwurfsstatus befinden.
    • Externer Download
      Aktivieren oder deaktivieren Sie das Herunterladen des Bestelldokuments mithilfe einer externen URL.

  • Lieferantenbestellungen

    Entdecken Sie die Funktionen, die Ihnen für die Verwaltung Ihrer Lieferantenbestellungen in i-Faktur zur Verfügung stehen.

    Wählen Sie eine Drittpartei aus und fügen Sie die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen hinzu oder generieren Sie die Bestellung direkt aus einer Preisanfrage oder einer Lieferantenbestellung.

    Mit diesem „Dolibarr“-Modul können Sie dem Bestellkopf oder den Bestellzeilen benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um zusätzliche Informationen zu integrieren.

    Basis Daten:

    • Bestellnummer
      Wird automatisch nach den in der Modulkonfiguration festgelegten Regeln generiert.
    • Lieferantenreferenz
      Eine Referenz des Lieferanten wie z. B. seine Bestellnummer, die er Ihrer Bestellung zugewiesen hat, oder eine andere Identifikation.
    • Lieferant
      Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Lieferanten, an den die Bestellung gerichtet ist.
    • Zahlungsbedingungen
      Zahlungsfrist für die Rechnung, die für diese Bestellung ausgestellt wurde.
    • Zahlungsmethode
    • Versandmethode
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Art und Weise aus, auf die Sie beliefert werden sollen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Freigegeben / Genehmigt / Bestellt / Geliefert / In Rechnung gestellt / Storniert
      Eine Lieferantenbestellung kann mehrere Zustände haben, die sich automatisch mit dem Fortschritt der Bestellung oder den durchgeführten manuellen Aktionen ändern.
    • Bearbeiten
      Eine Lieferantenbestellung kann jederzeit geändert werden.
    • E-Mail
      Senden Sie die Bestellung einfach per E-Mail, indem Sie das entsprechende Dokument als Anhang beifügen.
    • Eine Bestellung stornieren
    • Bestellung aufgeben
      Geben Sie ein Datum, eine Bestellmethode (Telefon, E-Mail, Online-Shop, …) und einen Kommentar ein, um die Aufgabe Ihrer Bestellung zu dokumentieren.
    • Genehmigungen
      Je nach Einstellung kann eine Bestellung von einer Person eingegeben und bestätigt, von einer anderen Person genehmigt und von einer dritten Person an den Lieferanten weitergeleitet werden.
    • Löschen
    • Umwandeln
      Sobald eine Bestellung validiert und genehmigt wurde, wandeln Sie sie in eine Lieferantenrechnung um.
    • archivieren
      Sie können die Bestellung als geliefert und / oder als berechnet archivieren.

    Konfiguration

    • Bestellreferenz
      Sie können einen Automatismus auswählen, der Ihren Lieferantenbestellungen automatisch einen Code zuweist. Sie können konfigurieren, wie dieser Code generiert wird.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Bestellungen erstellten Dokumente aussehen sollen.
    • Genehmigungen
      Verlangen Sie eine Genehmigung, wenn der Betrag einer Bestellung einen von Ihnen festgelegten Schwellenwert überschreitet.
    • Zusätzliche Hinweise
      Legen Sie einen Text fest, der auf allen Ihren Bestellungen hinzugefügt wird, wenn Sie das Bestelldokument generieren.
    • Rechnungsfreigabe
      Verlangen Sie, dass eine Lieferantenrechnung für eine Bestellung erfasst wird, bevor Sie die Bestellung als fakturiert klassifizieren können.

  • Preisanfragen

    Ein Lieferantenangebot entspricht einer Preisanfrage, die an Ihre Lieferanten gerichtet ist.

    Im Folgenden finden Sie die Informationen und Funktionen, die Ihnen für Ihre Preisanfragen (Lieferantenangebote) in i-Faktur zur Verfügung stehen.

    In i-Faktur können Sie Ihre Preisanfragen einfach erstellen, indem Sie einen Lieferanten auswählen und die entsprechenden Produkte und Dienstleistungen hinzufügen oder sie aus einem Kundenauftrag heraus erstellen.

    Mit dem Modul „Dolibarr“ können Sie der Kopfzeile oder den Zeilen benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um zusätzliche Informationen zu integrieren, die nicht sta

    Basis Daten:

    • Referenz
      Dies ist die Nummer der Anfrage, die nach den Regeln generiert wird, die in der Konfiguration des Moduls Lieferantenangebot festgelegt sind.
    • Lieferant
      Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Lieferanten aus, an den Ihre Anfrage gerichtet ist.
    • Zahlungsbedingung
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Dropdown-Liste die Zahlungsfrist für eine Bestellung, die sich auf diese Preisanfrage bezieht.
    • Zahlungsart
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste aus, wie Sie die Rechnung für eine Bestellung, die sich auf diese Preisanfrage bezieht, begleichen möchten.
    • Versandmethode
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Art und Weise aus, wie Sie beliefert werden möchten.
    • Lieferdatum
      Legen Sie das gewünschte Lieferdatum fest.
    • Dokumentvorlage
      Wählen Sie aus den aktivierten Dokumentvorlagen diejenige aus, die für diese Preisanfrage verwendet werden soll (kann nach dem Erstellen der Anfrage jederzeit geändert werden).
    • Kontakte
      Definieren Sie die internen Kontakte und die Kontakte bei Ihrem Kunden, die das Angebot bearbeiten. So kann eine Kontaktaufnahme mit den beteiligten Personen schnell erfolgen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Freigegeben / Angenommen / Abgelehnt
      Eine Preisanfrage kann mehrere Zustände haben, die sich automatisch mit dem Fortschritt der Anfrage ändern.
    • Ändern
      Eine Preisanfrage kann jederzeit geändert werden.
    • Per E-Mail senden
      Senden Sie die Preisanfrage einfach per E-Mail, indem Sie das entsprechende Dokument als Anhang anfügen.
    • Annehmen / Ablehnen
      Ändern Sie den Status der Preisanfrage auf “Angenommen” oder “Abgelehnt” mit einem Kommentar für diese Statusänderung.
    • Anfrage schließen
    • Löschen
    • Umwandeln
      Sobald eine Preisanfrage angenommen wurde, können Sie sie in eine Lieferantenbestellung umwandeln.

    Konfiguration

    • Anfragenummer
      Sie können einen Automatismus auswählen, der Ihren Preisanfragen automatisch eine Nummer zuweist. Sie können konfigurieren, wie diese Nummer generiert wird.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Preisanfragen erstellten Dokumente aussehen sollen.
    • Zusätzliche Hinweise
      Legen Sie einen Text fest, der auf allen Ihren Preisanfragen hinzugefügt wird, wenn Sie das Dokument für die Anfrage generieren.
    • Wasserzeichen Entwurf
      Legen Sie einen Wasserzeichentext fest, der Ihren Preisanfragen, die sich im Entwurfsstatus befinden, hinzugefügt wird.
    • Externer Upload
      Aktivieren oder deaktivieren Sie das Herunterladen von Angeboten mithilfe einer externen URL.

  • Angebote

    Im Folgenden finden Sie die Informationen und Funktionen, die Ihnen für Ihre Angebote (Geschäftsvorschläge) in i-Faktur zur Verfügung stehen.

    In i-Faktur können Sie Ihre Angebote zusammenstellen, indem Sie einen Dritten auswählen und Produkte und Dienstleistungen hinzufügen.

    Mit diesem Dolibarr-Modul können Sie dem Angebotskopf oder den Produkt- und Dienstleistungszeilen benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um zusätzliche Informationen aufzunehmen, die nicht standardmäßig vorgesehen sind.

    Basis Daten:

    • Kundenreferenz
      Eine Referenz des Kunden, z. B. die Nummer der Anfrage, die er Ihnen geschickt hat, oder eine andere Identifikation.
    • Kunde
      Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste den Kunden, an den das Angebot gerichtet ist.
    • Datum des Angebotes
    • Gültigkeitsdauer
      ausgedrückt in Tagen.
    • Ursprung
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste den Ursprung der Anfrage, auf die Sie mit dem Angebot reagieren.
    • Versandart
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Art und Weise aus, auf die der Kunde beliefert werden soll.
    • Lieferzeit
      Wählen Sie aus einer bearbeitbaren Liste die Zeit, ab der der Kunde bestellt, bis zu der er geliefert werden soll.
    • Lieferdatum
      Legen Sie das Datum fest, an dem der Kunde beliefert wird.
    • Dokumentvorlage
      Wählen Sie aus den aktivierten Dokumentvorlagen diejenige aus, die für dieses Angebot verwendet werden soll (kann jederzeit geändert werden, sobald das Angebot erstellt wurde).
    • Kontakte
      Definieren Sie die internen Kontakte und die Kontakte bei Ihrem Kunden, die den Kostenvoranschlag bearbeiten. So kann eine Kontaktaufnahme mit den beteiligten Personen schnell erfolgen.

    Funktionen:

    • Entwurf / Offen / Unterzeichnet / Abgelehnt / Abgebrochen
      Ein Angebot kann mehrere Zustände haben, die sich automatisch ändern, wenn Sie mit dem Angebot fortfahren.
    • Ändern
      Ein Angebot kann jederzeit geändert werden.
    • Per E-Mail senden
    • Senden Sie das Angebot einfach per E-Mail, indem Sie das entsprechende Dokument als Anhang beifügen.
    • Ein Angebot stornieren
    • Akzeptieren / Ablehnen
      Ändern Sie den Status des Angebotes auf “Akzeptiert” oder “Abgelehnt” und geben Sie das Datum und einen Kommentar für diese Statusänderung an.
    • Löschen
    • Umwandeln
      Wenn Sie eine Angebot angenommen haben, können Sie ihn in einen Kundenauftrag, eine Rechnung, einen Vertrag (wenn das Modul Vertrag aktiviert ist) und eine Maßnahme (wenn das Modul Maßnahme aktiviert ist) umwandeln. Sie können das Angebot auch als in Rechnung gestellt deklarieren.
    • Link zur Unterschrift
      Wenn die Funktion Links zur Unterschrift aktiviert ist, wird Ihnen ein Link zur Verfügung gestellt, den Sie an den Kunden senden können, der das Angebot dann online unterschreiben kann.

    Konfiguration

    • Angebotsnummer
      Sie können einen Automatismus auswählen, der Ihren Angeboten automatisch einen Code zuweist. Sie können konfigurieren, wie dieser Code generiert wird.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die für Ihre Angebote erstellten Dokumente aussehen sollen.
    • Gültigkeitsdauer
      Legen Sie die Standardgültigkeitsdauer für Ihre Angebote fest.
    • Wasserzeichen Entwurf
      Legen Sie einen Wasserzeichentext fest, der Ihren Angeboten, die sich im Status Entwurf befinden, hinzugefügt wird.
    • Externer Download
      Aktivieren oder deaktivieren Sie das Herunterladen von Angeboten mithilfe einer externen URL.
    • Online-Signatur
      Aktivieren oder deaktivieren Sie die Möglichkeit, den Kostenvoranschlag online zu signieren.

Verwaltung

Die Verwaltungsmodule fügen administrative und Verwaltung-Werkzeuge zum Funktionsumfang von i-Faktur hinzu.

  • Doppelte Buchführung

    Das Modul „Doppelte Buchführung“ ist für Unternehmen gedacht, die mehrwertsteuerpflichtig sind und eine Bilanz erstellen müssen. Es ermöglicht eine detaillierte Konfiguration des Buchführungsumfangs, sodass die Buchungen automatisch erstellt werden und eine Übermittlung der Buchungen an einen Steuerberater praktisch keine weitere Bearbeitung durch den Steuerberater erfordert.

    Definieren Sie Ihren Kontenplan, passen Sie Ihre Buchhaltungskonten an, weisen Sie Standardkonten für Ihre Produkte und Dienstleistungen, für Dritte, Banken, Kosten und Steuern zu. Sobald dies für jede Rechnung, jede Bankbewegung und andere Aktionen, die sich auf die Buchhaltung auswirken, geschehen ist, werden die Buchungen automatisch vorgenommen. Sie müssen nur noch eine Validierungsphase durchlaufen und Ihre Buchhaltung ist bereit, um an Ihren Steuerberater weitergeleitet zu werden.

    Sie benötigen keine Buchhaltungskenntnisse, um sicherzustellen, dass die von i-Faktur vorbereiteten Daten korrekt und mit der von den Experten verwendeten Buchhaltungssoftware kompatibel sind.

    Da Sie alle Module verwenden, die für die Erstellung einer vollständigen Hauptbuchhaltung erforderlich sind, ist Ihr Steuerberater nicht mehr mit der Buchführung beauftragt, sondern nur noch mit der Überwachung. Dies kann das Ihrem Wirtschaftsprüfer zustehende Honorar verringern.

    Für die Erstellung der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und der Steuererklärungen ist der Einsatz des Buchhalters weiterhin erforderlich.

    Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Unterstützung Ihres Buchhalters weiterhin dringend empfohlen wird und dass Sie die Einrichtung und Verwendung des Moduls Doppelte Buchführung mit ihm abstimmen sollten.

    Übertragen von Buchhaltungsdaten

    Das Buchhaltungsmodul wird die Gesamtheit der Aktivitäten in Dolibarr auflisten und die Buchungen vorschlagen, die in die Buchhaltung integriert werden sollen.

    • Kontieren von Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen
      Mit dieser Funktion können Sie mit einem Klick die notwendigen Verknüpfungen (gültige Buchhaltungskonten) bestätigen, um Rechnungen und Spesenabrechnungen zu verbuchen.
    • Zu kontierende Zeilen
      Diese Funktion listet die Elemente auf, bei denen eine automatische Verknüpfung nicht möglich ist. Dies hängt vor allem mit fehlenden Buchungskonten für die Elemente zusammen, die nicht verknüpft werden können. Dies wird zum Beispiel bei allen freien Waren und Dienstleistungen passieren, die in Rechnungen erfasst werden. Geben Sie einfach das gewünschte Buchhaltungskonto an und führen Sie die Verknüpfung durch.
    • Kontierte Zeilen
      Hiermit werden alle zuvor verknüpften Zeilen angezeigt.
    • In Buchhaltung übertragen
      Überträgt die verknüpften Elemente (Verkäufe, Einkäufe, Banken und Spesenabrechnungen) in die Buchhaltung.
    • Exportieren
      Erzeugt den Export von Daten, die mit der Buchhaltung zusammenhängen. Dies umfasst eine “Excel”-Datei mit allen Buchungen und allen dazugehörigen Belegen. Es ist möglich, den Export auf projektbezogene Elemente zu beschränken.

    Buchhaltung:

    • Hauptbuch
      Zeigt eine Liste von Buchungsposten, die nach Buchungskonten gruppiert sind. Wenden Sie Filter auf Konten, Journale, Daten, Beträge und Belegkennungen an, um die gewünschten Transaktionen anzuzeigen.
    • Journale
      Transaktionen anzeigen und Filter setzen, um nur die gewünschten Transaktionen anzuzeigen. ermöglicht das Hinzufügen von Buchungen und das Bearbeiten vorhandener Buchungen.
    • Kontenbilanz
      Fasst alle Buchhaltungskonten zusammen und ermöglicht es, sie auf Fehler zu überprüfen.
    • Buchhaltung exportieren
      Filtern und wählen Sie die Buchungen, die Sie exportieren möchten, um sie an Ihren Buchhalter zu übermitteln. Dolibarr speichert die bereits exportierten Buchungen und ermöglicht es, sie anzuzeigen und zu filtern, um sie in den Export aufzunehmen oder nicht.
    • Jahresabschluss
      Diese Funktion wird den Abschluss eines Geschäftsjahres vornehmen. Dadurch werden die Buchungen für dieses Jahr fixiert und es können “Wiedervorlagen” erzeugt werden.
    • Berichte
      Greifen Sie auf eine Reihe von Berichten zu, um die Situation Ihres Unternehmens zu sehen, mit einer Aufschlüsselung nach Gewinn, Einkäufen, Umsatz und Rechnungen.

    Konfiguration

    Im Gegensatz zu den anderen Modulen wird die Konfiguration des Buchhaltungsmoduls nicht im Bereich „Einstellungen“ von Dolibarr vorgenommen, sondern direkt im Buchhaltungsmodul.

    Wenn Sie keine Buchhaltungskenntnisse haben, kann sich Ihr Buchhalter hingegen sehr leicht im Buchhaltungsmodul von i-Faktur zurechtfinden. Alles ist einfach, übersichtlich und entspricht den üblichen Gepflogenheiten. Es ist wichtig, dass alles richtig eingestellt und konfiguriert ist, damit die automatischen Buchungen korrekt durchgeführt werden. Wenn diese Einstellung einmal vorgenommen wurde, muss man nicht mehr darauf zurückkommen.

    Wir haben uns entschieden, hier nicht auf alle Einstellungen des Buchhaltungsmoduls im Detail einzugehen. Der Grund dafür ist, dass viele Einstellungen von der Wahl des Kontenplans und der Art und Weise, wie Sie die Standardkonten festlegen, abhängen. Wir werden daher nur die Einstellungsmöglichkeiten beschreiben.

    • Kontenplanvorlage
      Wählen Sie aus einer Liste von Kontenplanvorlagen diejenige aus, die Ihren Bedürfnissen am nächsten kommt.
    • Kontenplan
      Ausgehend von der gewählten Kontenplanvorlage fügen Sie Buchungskonten nach Bedarf hinzu und bearbeiten diese. Die Kontonummern sind in Länge und Form völlig flexibel.
    • Hilfskonten
      Sie können optional ein Konto individuell für jeden Dritten und jedes Produkt oder jede Dienstleistung definieren.
    • Buchungsjournale
      Definieren Sie die Buchungsjournale. Die Standardjournale sind bereits eingerichtet.
    • Buchhaltungsperiode
    • Standardkonten
      Definieren Sie die standardmäßig zugewiesenen Buchhaltungskonten für :
      • Produkte und Dienstleistungen, wobei zwischen inländischen, EU- oder internationalen Verkäufen und Einkäufen unterschieden wird.
      • Bewegungen und Mehrwertsteuersätze.
      • Die Mitgliedschaften (Verein).
      • Das Kapital und die Zinsen Ihrer Kredite.
      • Die Verrechnungskonten
      • Die Anzahlungen von Kunden und Lieferanten
      • Die Bankkonten und die Kassen
      • Die Konten für Gebühren und Steuern
      • Die Konten für die verschiedenen Kosten (Treibstoff, Mahlzeiten, Miete, Mautgebühren, Parkgebühren, Wartung,…).
      • Die Konten für den Abschluss, die Bilanz und das Ergebnis.
    • Exporteinstellungen
      Legen Sie das Format fest, in dem Ihre Buchhaltungsdaten exportiert werden sollen. Wählen Sie aus einer Liste von Buchhaltungsprogrammen oder legen Sie ein generisches Format fest.

  • Tickets

    Tickets entsprechen den Serviceanfragen Ihrer Kunden oder Ihren internen Aufträgen. Sie können sie einfach und schnell erstellen, wenn der Kunde Sie per Telefon kontaktiert. Wenn Sie das Modul „Email-Collector“ aktivieren und konfigurieren, ist es möglich, beim Empfang von E-Mails automatisch Tickets nach festgelegten Regeln zu erstellen.

    Basis Daten:

    • Ref. Nr.:
      Ticketnummer wird entsprechend der gewählten Konfiguration generiert.
    • Anfrageart:
      Wählen Sie aus den möglichen frei definierbaren Typen.
    • Themengruppe:
      Wählen Sie eine der möglichen frei definierbaren Gruppen aus.
    • Dringlichkeit:
      Wählen Sie aus den möglichen frei definierbaren Schweregraden.
    • Thema
    • Inhalt
    • Anhang
    • Geschäftspartner
    • Geschäftspartner benachichtigen
      Wählen Sie, ob die Geschäftspartner über die Eröffnung und die Aktivitäten des Tickets benachrichtigt werden soll.
    • Zugewiesen an:
      Interner Mitarbeiter, dem das Ticket zugewiesen ist.
    • Projekt:
      Das Ticket kann mit einem Projekt verknüpft werden.
    • Vertrag:
      Das Ticket kann mit einem Vertrag verknüpft werden.

    Funktionen:

    • Ungelesen, Gelesen, Zugewiesen, In Bearbeitung, Wartet auf Feedback, Geschlossen
      Der Status eines Tickets ändert sich im Laufe seines Lebenszyklus.
    • Bearbeiten:
      Ein Ticket kann jederzeit geändert werden.
    • Private Nachricht hinzufügen
      Dem Ticket eine Information hinzufügen, die per E-Mail-Benachrichtigung an ausgewählte Empfänger (intern oder extern) weitergeleitet wird.
    • Einen Serviceauftrag erstellen:
      Eine neue Intervention erstellen, die die Elemente des Tickets übernimmt.
    • Schließen/Lösen:
      Schließen Sie ein Ticket und wählen Sie aus, ob die Beteiligten benachrichtigt werden sollen.
    • Löschen
    • Historie
      Die Tickethistorie eines Geschäftspartners anzeigen

    Konfiguration

    • Ticketnummer
      Legen Sie fest, wie die Ticketnummern generiert werden.
    • Vorlage
      Wählen Sie aus verschiedenen Vorlagen aus, wie die erzeugten Ticketdokumente dargestellt werden sollen.
    • Automatischer “Gelesen”-Status
      Sie können festlegen, dass einem Ticket automatisch der Status “Gelesen” zugewiesen wird, wenn es von einem internen Benutzer erstellt wird und nicht von einem externen Kunden oder einer eingehenden E-Mail.
    • Automatische Zuweisung
      Wählen Sie, ob das Ticket automatisch dem Benutzer zugewiesen werden soll, der es erstellt hat.
    • Benachrichtigung beim Schließen
      Aktivieren oder deaktivieren Sie die automatische E-Mail-Benachrichtigung des Kunden, wenn sein Ticket geschlossen wird.
    • Reaktionszeit
      Legen Sie eine maximale Zeit in Stunden fest, bis ein Kunde eine Rückmeldung zu einem erstellten Ticket erhält.
    • Zeitlimit für Aktionen
      Legen Sie eine maximale Zeit fest, die ein offenes Ticket ohne Aktion bleiben kann.
    • Geschlossenes Ticket neu klassifizieren
      Zulassen, dass die Klassifizierung eines Tickets geändert wird, auch wenn es geschlossen ist

    Benachrichtigungen

    • Absenderadresse
      Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders für Ticketbenachrichtigungen fest.
    • Benachrichtigung bei Erstellung
      Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Eröffnungsbenachrichtigung an. Hinweis: Kundenbenachrichtigungen sind separat, wenn sie weiter oben aktiviert wurden.
    • Kopfzeile der Benachrichtigung
      Legen Sie einen erweiterten Text fest, der am Anfang der Ticketbenachrichtigungen angezeigt wird.
    • Fußzeile der Benachrichtigung
      Legen Sie einen erweiterten Text fest, der in der Fußzeile der Ticketbenachrichtigungen angezeigt wird.

  • Serviceaufträge

    Das Modul Serviceaufträge ermöglicht die Verwaltung, Planung und Verfolgung von Interventionen.

    Dieses Dolibarr-Modul ermöglicht die Anpassung von Feldern, die der Kopfzeile oder den Zeilen der Einsatzdokumente hinzugefügt werden, um zusätzliche Informationen aufzunehmen, die nicht standardmäßig vorgesehen sind.

    Basis Daten:

    • Geschäftspartner
      Wählen Sie den Kunden oder Lieferanten, auf den sich der Serviceauftrag bezieht.
    • Referenz:
      Eindeutiger Code, der die Maßnahme identifiziert.
    • Ihr Zeichen:
      Ein Code oder eine Referenz der Drittpartei.
    • Beschreibung
    • Projekt:
      Assoziieren Sie ein Projekt, für das der Serviceauftrag stattfindet.
    • Vertrag:
      Verbinden Sie die Maßnahme mit einem Vertrag.
    • Dokumentvorlage:
      Wählen Sie eine der verfügbaren Vorlagen für das Dokument aus, das für diesen Serviceauftrag erstellt werden soll.

    Aufgaben des Serviceauftrags

    Fügen Sie eine oder mehrere Aufgaben hinzu, die im Rahmen des Serviceauftrags durchgeführt wurden.

    • Beschreibung:
      Rich Text, um die ausgeführten Aufgaben zu beschreiben.
    • Datum und Uhrzeit:
      Datum und Uhrzeit der Ausführung
    • Dauer:
      Für die Aufgabe aufgewendete Zeit

    Funktionen:

    • Entwurf, Freigegeben, Durchgeführt
      Der Status einer Serviceauftrag ändert sich im Laufe ihres Lebenszyklus.
    • Bearbeiten
      Ein Serviceauftrag kann jederzeit bearbeitet werden.
    • Per E-Mail senden
    • Umwandeln:
      Wandeln Sie die den Serviceauftrag in ein Angebot oder eine Rechnung um.
    • Bearbeitet klassifizieren
      Legen Sie den Status des Serviceauftrags als “Bearbeitet” fest.

    Ressourcen

    Wenn Sie das Modul „Ressourcen“ aktiviert haben, können Sie Ihrem Serviceauftrag eine oder mehrere Ressourcen (Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge, Räumlichkeiten, …) zuweisen.

    • Ressource:
      Wählen Sie eine der im Ressourcenmodul definierten Ressourcen aus.
    • Belegt (Bescchäftigt):
      Definieren Sie, ob die Ressource während der Ausführung des Serviceauftrag belegt ist.
    • Erforderlich (Pflichtfeld):
      Definieren Sie, ob die Ressource für die Durchführung der Intervention erforderlich ist.

    Konfiguration

    • Dokumentvorlage
    • Wählen Sie aus den Dokumentvorlagen diejenigen aus, die für Ihre Interventionen zur Verfügung stehen sollen.
    • Arbeitsprotokoll
      Aktivieren Sie bei Bedarf Einstazprotokolle.
    • Zusätzliche Angaben auf dem Einstatzprotokoll
      Legen Sie einen erweiterten Text fest, der zu Einstazprotokollhinzugefügt wird.
    • Wasserzeichen im Entwurf
      Legen Sie ein Wasserzeichen fest, das im Entwurfszustand zu den Einsatzprotokollen hinzugefügt wird.
    • Stunden und Minuten ausblenden:
      Bei der Eingabe von Aufgaben werden die Felder für die Zeiteingabe (Stunden und Minuten) ausgeblendet.
    • Dauer ausblenden:
      Bei der Eingabe von Aufgaben die Felder für die Dauer ausblenden.
    • Online-Signatur:
      Erlauben Sie, dass die Arbeitsprotokolle online signiert werden.
    • Download zulassen:
      Link zum Herunterladen des Arbeitsprotokolle generieren

  • Dokumenten Management

    Das Modul Dokumentenverwaltung in Dolibarr listet alle erstellten Dokumente wie Angebote, Rechnungen etc. auf.

    Es ist auch möglich, andere Dokumente zu hinterlegen und sie in zuvor erstellten Ordnern zu klassifizieren.

    So ist es möglich, von einem zentralen Punkt aus auf alle Ihre Geschäftsdokumente und Anhänge anderer Elemente, wie Produktdatenblätter, Lieferantenrechnungen usw., zuzugreifen.

  • Projekte

    Das Projektmodul hat in i-Faktur mehrere Verwendungszwecke. Es eignet sich sowohl für die Verwaltung von Projekten als auch für die Verwaltung von Geschäftsmöglichkeiten.

    Verfolgen Sie den Fortschritt, planen Sie Aufgaben und kontrollieren Sie die Zeit und die Kosten.

    Basis Daten:

    • Referenznummer
      Legen Sie eine Referenz für das Projekt oder die Verkaufschance fest oder behalten Sie die automatisch erzeugte Nummer bei, je nach den Einstellungen des Moduls/.
    • Bezeichnung
      Benennen Sie das Projekt oder die Verkaufschance.
    • Verwendungszweck
      Wählen Sie, ob es sich um eine Geschäftsgelegenheit oder ein Projekt handelt und ob die aufgewendete Zeit verfolgt werden soll und ob eine Abrechnung der aufgewendeten Zeit erfolgen soll.
    • Geschäftspartner
      Wählen Sie die Geschäftspartner für das Projekt oder die Geschäftsgelegenheit.
    • Sichtbarkeit
      Legen Sie fest, ob das Projekt für jedermann oder nur für die benannten Kontakte sichtbar sein soll.
    • Status der Verkaufschance
      Wenn es sich um eine Verkaufschance handelt Wählen Sie die Art der Verkaufschance und ihre Erfolgswahrscheinlichkeit.
    • Betrag der Verkaufschance
      Wenn es sich um eine Verkaufschance handelt, können Sie den geplanten Betrag festlegen.
    • Budget
      Für ein Projekt oder eine Verkaufschance können Sie das geplante Budget festlegen.
    • Datum
      Legen Sie ein Startdatum fest.
    • Beschreibung
      Verfassen Sie eine Beschreibung für das Projekt oder die Gelegenheit.

    Funktionen:

    • Entwurf / In Bearbeitung / Abgeschlossen
      Ein Projekt durchläuft mehrere Zuständen in seiner Existenz.
    • Änderung
      Ein Projekt kann jederzeit bearbeitet oder geändert werden.
    • Per Email verschicken
      Verschicken mit wenigen Mausklicks die Informationen und Dokumente des Projektes.
    • Aufgaben
      Fügen Sie aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu. Siehe Aufgaben.
    • Übersicht
      Verknüpfen Sie and das Projekt Geschäftsdokumente wir Angebote, Bestellungen, Verträge von Kunden und Lieferanten, Eingehende und ausgehende Zahlungen. Eine Übersicht aller verknüpften Elemente erlaubt es das Projekt einfach zu überschauen und zu kontrollieren.
    • Abschliessen
      Schliesst das Projekt ab.
    • Löschen
    • Umwandeln
    • Erstellen Sie Angebote, Bestellungen, Verträge oder Rechnnugen direkt vom einem Projekt aus.

    Konfiguration

    • Projekt Nummer
      Wählen sie oder konfigurieren Sie einen Automatismus zur Erstellung der Projekt Nummern.
    • Aufgaben Nummer
      Wählen sie oder konfigurieren Sie einen Automatismus zur Erstellung der Aufgaben Nummern.
    • Vorlagen
      Legen Sie fest welche Vorlagen für die Projektdokumente zur Verfügung gestellt werden.
    • Verknüpfung mit Geschäftspartern
      Definieren Sie ob die Verküpfungsmöglichkeiten für Projekte sich auf Geschäftspartner begrenzen die im Projekt definiert sind.
    • Automatischer Abschluss
      Wenn aktiviert werden Projekte automatisch abgeschlossen wenn alle enthaltenen Aufgaben erledigt sind.
    • Verwaltung von Geschäftschancen
      Ermöglicht es das Projektmodul zur Verwaltung von Geschäfts- und Verkaufschancen zu nutzen.
    • Aufgaben und verbrauchte Zeit
      Ermöglich es Aufgaben und deren Verbrauchte Zeiten zu verwalten.
    • Kontakt Formular
      Erstellt ein Kontakt Formular über das Anfrage Erstellt werden können. Diese werden dann als Verkaufschance im Projektmodul angelegt.

  • Serien Nummern und MHD

    Das Modul für Chargen- und Seriennummern ermöglicht die Nachverfolgung und Rückverfolgbarkeit Ihrer Produkte.

    Sie können entweder eine Seriennummer für jede einzelne Produkteinheit verwalten oder eine Nummer definieren, die eine Charge mehrerer Produkte kennzeichnet.

    Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Ihren Produkten ein Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) und/oder ein Verbrauchsdatum (VD) zuzuweisen.

    Beim Wareneingang legen Sie die Seriennummern / Chargennummern / MHD / VD fest, und beim Versand wählen Sie diejenigen aus, die Sie ausliefern.

    Wenn dieses Modul aktiviert ist, wird in der Produktkarte ein zusätzliches Feld angezeigt, in dem Sie festlegen können, ob für dieses Produkt Seriennummern oder Chargennummern verwaltet werden sollen. Falls ja, können Sie bestimmen, ob die Eingabe verpflichtend ist und ob es sich um eine eindeutige Seriennummer pro Produkt oder um eine Chargennummer handelt.

    Basis Daten:

    • Seriennummer
      Die Verwaltung von Seriennummern ermöglicht es, jedem einzelnen Teil eines Produkts eine eindeutige Kennung zuzuweisen.
    • MHD / VD
      Die Verwaltung von Verbrauchsdaten (VD) und Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) wird für verderbliche Produkte verwendet – sowohl einzeln als auch in Chargen.

    Funktionen:

    • Einzeln oder als Charge
      Sie haben die Möglichkeit, Seriennummern oder Chargennummern zu definieren.
    • Liste
      Sie können die Liste aller Seriennummern, MHD und VD für ein bestimmtes Produkt einsehen.
    • Warenannahme
      Die Seriennummern, MHD und VD werden bei der Warenannahme erfasst. Ohne diese Eingabe ist eine Lagerbuchung nicht möglich.

  • Lagerverwaltung

    In i-Faktur organisieren Sie Ihre Bestände, indem Sie ein oder mehrere Lager anlegen.

    Dieses Dolibarr-Modul ermöglicht es Ihnen, Ihre Bestände zu verwalten (Mindest- und Optimalbestände), Inventuren durchzuführen, Produkte für Projekte zu reservieren und den Wert Ihrer Lagerbestände (pro Lager) zu ermitteln.

    Visualisieren Sie die Bewegungen, indem Sie nach allen Informationen zu den Lagerbewegungen filtern.

    Es wird zwischen physischen Beständen (tatsächlich und physisch im Lager vorhanden) und virtuellen Beständen (Bestände nach Ausführung aller Kunden- und Lieferantenaufträge) unterschieden.

    Auf den Produktseiten wird ein zusätzlicher Reiter „Bestand“ angezeigt, der alle lagerbezogenen Informationen zu dem Artikel enthält.

    Basis Daten Lager

    • Referenz
      Ein eindeutiger Code zur Identifikation des Lagers.
    • Name
      Bezeichnung des Lagers.
    • Projekt
      Wenn Sie das Modul „Projekt“ verwenden, können Sie ein Projekt definieren, dem das Lager zugeordnet ist.
    • Beschreibung
      Eine formatierbare Textbeschreibung Ihres Lagers.
    • Kontaktdaten
      Die postalische Adresse des Lagers sowie die Telefonnummer.
    • Status
      Das Lager kann „offen“ oder „geschlossen“ sein.

    Basis Daten Produkt

    • Standardlager für ein Produkt
      Im Produktblatt können Sie das Standardlager festlegen, in dem das Produkt gelagert wird.
    • Bestandswarnung
      Wenn Sie das Modul „Lager“ verwenden, können Sie eine Warnmenge definieren. Unterschreitet der Bestand diese Menge, wird für das Produkt eine Warnung angezeigt.
    • Gewünschter Bestand
      Wenn Sie das Modul „Lager“ verwenden, können Sie eine gewünschte Menge festlegen. Unterschreitet der Bestand diese Menge, wird das Produkt bei Ihren Einkäufen angezeigt.

    Funktionen Lager

    • Echte und virtuelle Bestände
      Echte Bestände sind die physischen Lagerbestände Ihrer Produkte. Virtuelle Bestände berücksichtigen zukünftige Bewegungen, die in Ihren Kundenaufträgen erscheinen.
    • Transfer
      Möglichkeit, Produkte zwischen Ihren Lagern zu transferieren.
    • Korrektur
      Führen Sie eine Bestandskorrektur für ein Produkt durch. Legen Sie dazu die hinzuzufügenden oder zu entnehmenden Mengen fest, geben Sie eine Bezeichnung für die Bewegung und eine Codierung an.
    • Liste
      Liste der Bewegungen pro Lager.
    • Massenübertragung
      Definieren Sie mit Hilfe einer Datei (CSV / Excel) Produkttransfers von einem Lager zum anderen.
    • Bestand zum Stichtag
      Zeigt den realen Bestand zu einem bestimmten Datum in der Vergangenheit oder den virtuellen Bestand in der Zukunft an. Filtern Sie bei Bedarf nach Produkt und/oder Lager.

    Konfiguration

    • Automatische Bestandsänderung
      Sie können festlegen, zu welchem Zeitpunkt Ihre physischen Bestände erhöht oder verringert werden – z. B. bei Bestellungen, Rechnungen, Versand/Empfang.
    • Negativer Bestand
      Sie können negative Bestände zulassen.
    • Bestandsprüfung beim Hinzufügen
      Erlauben oder verbieten Sie das Hinzufügen von Produkten zu Bestellungen, Rechnungen oder Versandaufträgen, wenn die Lagerbestände nicht ausreichen.
    • Einkauf basierend auf realem oder virtuellem Bestand
      Legen Sie fest, ob die Bestellvorschläge auf dem realen oder virtuellen Lagerbestand basieren.
    • Standardlager
      Legen Sie das Standardlager für neue Produkte fest.

  • Vereinfachte Buchhaltung

    Das Modul für die vereinfachte Buchhaltung richtet sich hauptsächlich an Einzelunternehmer und Vereine.

    Dieses Modul erfasst die Einnahmen (Kundenrechnungen) und Ausgaben (Lieferantenrechnungen, Aufwendungen, Steuern usw.).

    Es ermöglicht den Export der erfassten Daten zur Erstellung einer Buchhaltung.

    Sobald das Modul eingerichtet ist, ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich. Die Daten werden automatisch aus Ihren Rechnungen und Ausgaben übernommen.

    Generieren Sie Berichte und Statistiken über Ihre Umsätze, Einnahmen und Ausgaben.

    Konfiguration

    • Einnahmen-Ausgaben oder Forderungen-Verbindlichkeiten
      Geben Sie an, wie das Modul den Umsatz berechnen soll – entweder auf Basis der Zahlungen und Begleichungen oder auf Basis der Validierung der Rechnungen.
    • Standardkonten
      Legen Sie die Standardkontonummern für Ihre Ausgaben und Einnahmen fest. Diese Konten werden verwendet, wenn keine spezifischen Konten in den Produkten, Dienstleistungen, Kunden, Lieferanten oder für die Umsatzsteuer beim Einkauf und Verkauf definiert sind.
    • Sonstige Zahlungen
      Ermöglicht die Einbeziehung sonstiger Zahlungen in die generierten Berichte.
    • Darlehen
      Ermöglicht die Einbeziehung von Darlehen in die generierten Berichte.

  • Produkt Sets

    Das Sets Modul ist kein eigenständiges Modul, sondern Bestandteil des Moduls „Produkte und Dienstleistungen“. Es muss in der Konfiguration des Produkt- oder Dienstleistungsmoduls aktiviert werden und erscheint dann als neuer Reiter in den Produkt- und Dienstleistungs Formularen.

    Zur Definition eines Sets suchen Sie Produkte und Dienstleistungen nach Stichwort oder Kategorie und legen für jedes enthaltene Element die Menge fest.

    Legen Sie fest, ob der Verkauf dieses Kits die Lagerbestände der enthaltenen Produkte beeinflusst.

  • Produkt- und Dienstleistungsvarianten

    Das Modul „Varianten“ ist eine Erweiterung für Produkte und Dienstleistungen, mit der Sie diese anhand frei definierbarer Attribute individuell gestalten können.

    Sie können eine Attributliste für Ihre Varianten erstellen und anschließend die möglichen Werte für jedes Attribut festlegen. In den Produkt- und Dienstleistungs Formularen können Sie dann Varianten hinzufügen, indem Sie die gewünschten Attribute und deren Werte zuweisen.

    Beispielsweise können Sie bei einem T-Shirt vier Größen und drei Farben pro Größe anbieten.

    Für jede Variante – also in diesem Beispiel 12 Kombinationen – können Sie eine eigene Referenz, einen Preis oder eine prozentuale Preisänderung sowie eine Gewichtsänderung definieren.

    Attribute für Varianten

    • Referenz Nummer
      Eine eindeutige Identifizierung des Attributs
    • Bezeichnung
      Der Name der die Art des Attributs beschreibt

    Attribut Werte

    • Référenz Nummer
      Eine eindeutige Identifizierung des Attribut wertes
    • Wert
      Der Wert des Attributs

    Définition einer Variante

    • Attribut
      Wählen eines oder mehrere Attribute
    • Wert
      Wählen sie für jedes Attribut einen der verfügbaren Werte
    • Referenz Nummer
      Definieren sie eine Eindeutige Referenz Nummer für die resultieren Produktvariante
    • Auswirkung auf den Preis
      Definieren Sie eine Variante die Preisänderung zum Original Produkt in Währung oder in Prozenten (Positiv oder negativ). Dieser Wert wird dem Preis des original Produktes hinzugefügt.
    • Auswirkung auf das Gewicht
      Geben sie die Auswirkung auf das Gewicht ein.

    Funktionen

    • Propagieren
      Diese Funktion erlaubt Varianten die in einem Produkt definiert sind auf ein anderes Produkt anzuwenden.

  • Gewinnspannen

    Das Modul „Gewinnspannen“ fügt in den Produkten, Dienstleistungen und Geschäftspartnern einen Tab hinzu, der eine Liste der Rechnungen mit den entsprechenden Margen sowie die Gesamtsumme der Marge anzeigt.

    Die Marge wird als Geldwert, als Prozentsatz der Gewinnspanne oder als Prozentsatz der Handelsspanne dargestellt.

Einstellungen

I-Faktur verfüg über zahlreiche Einstellungen die Einfluss auf die Anzeige, die Funktionen und Automatismen haben.

Dieses Kapitel beschreibt nicht die Einstellungen der Einzelnen Module, diese sind in den Modul-Beschreibungen zu finden.

  • Droits d’accès (de translation)

    Mit Zugriffsrechten können Sie steuern, was ein Benutzer in der i-Faktur tun kann und auf welche Daten er zugreifen kann.

    Zugriffsrechte können für Benutzer und für Benutzergruppen festgelegt werden. Es bietet sich an, die Zugriffsrechte auf Benutzergruppen zu verwalten und die Benutzer diesen Gruppen zuzuweisen. Dies vereinfacht die Verwaltung der Rechte enorm.

    In der Konfiguration von i-Faktur ist es möglich, die „erweiterten“ Rechte zu aktivieren. Diese Option zeigt eine zusätzliche Granularität der Rechte an, die zur Verwaltung der Zugriffe zur Verfügung stehen.

    Die Zugriffsrechte werden nach Modulen gruppiert und es sind nur die Rechte für die aktiven Module sichtbar. Sie können alle Rechte für ein Modul mit einem einzigen Klick vergeben.

    Benutzer gebunden

    Einige Rechte liegen in einer „benutzerbezogenen“ Variante vor. Diese Rechte beziehen sich nur auf Elemente, die von einem Benutzer erstellt oder seinem Konto zugewiesen wurden. Mit anderen Worten: Er kann nur die Elemente sehen, die seine eigenen sind, aber nicht die von anderen.

    Externe Konten

    Wenn Sie externen Konten Zugriffsrechte zuweisen, beschränken sich diese Rechte auf die Elemente, die mit diesem externen Konto verbunden sind.

    So kann ein Kunde nur die Angebote, Rechnungen usw. sehen, die ihm gehören.

  • Ihr Unternehmen

    In den allgemeinen Einstellungen ist der allererste Schritt, die Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu konfigurieren.

    Geben Sie Ihre Kontaktdaten, den Firmennamen, die Rechtsform, rechtliche und steuerliche Kennziffern sowie Ihre steuerliche Situation an.

    Basis Daten:

    • Firma: Der Name Ihres Unternehmens
    • Adresse, PLZ, Ort, Land
    • Währung
    • Téléfonnummer
    • Email Adresse und website
    • Logo : Wird auf den Geschäftsdokumenten eingefügt

    Rechtliches und steuerliches

    • Name des Geschäftsführers
    • Datenschutzbeauftragter
    • Kapital
    • Rechtsform
    • Handelsregister Nummern
    • Steuer Nummern
    • Unternehmens Gegenstand
    • Beginn des Geschäftsjahren (Monat)

    Mehrwertsteuer

    Geben Sie an ob Ihr Unternehmen Umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht.

  • Sicherheit

    Sicherheit ist ein zentrales Element in i-Faktur. Die Sicherheitseinstellungen ermöglichen es Ihnen, festzulegen, wie der Zugriff und die Verbindungen zu Ihrer Dolibarr-Installation geschützt werden. Wenn Sie wissen möchten, wie die Zugriffsrechte für Ihre Benutzer verwaltet werden, finden Sie weitere Informationen in der Beschreibung der Benutzerrechte.

    Login:

    • Captcha
      Beim Login wird ein zusätzlicher, dynamisch generierte Code angezeigt der manuel eingegeben werden muss.
    • Erweiterte Rechte
      In der Rechteverwaltung werden detailliertere Benutzerrechte bereitgestellt um die Zugriffe präziser zu definieren.
    • Zeitbegrenzung einer Session
      Definieren Sie nach wie viel inaktiver Zeit eine offene Session geschlossen wird und die erneute Anmeldung erfordert.
    • Konto Sperrung
      Definieren sie wie viele fehlgeschlagene Anmeldeversuche zulässig sind. Wenn diese Anzahl überschritten wird wird das Benutzerkonto gesperrt und muss von einem Administrator wieder freigegeben werden.

    Passwort:

    Definieren sie Regeln denen Passwörter unterliegen wie zum Beispiel die Anzahl Zeichen, Erforderliche Zeichen wie Großschreibung / Kleinschreibung, Zahlen, Sonderzeichen.

    Erlauben Sie oder nicht dass auf der Anmeldeseite ein Link zum Zurücksetzen des Passworts angezeigt wird.

    Journale

    Legen Sie fest welche Systemereignisse im Journal protokolliert werden sollen.

  • PDF

    Wenn Sie Geschäftsdokumente mit PDF Vorlagen erstellen können folgende Einstellung dafür vorgenommen werden.

    Layout

    • Format
      Definieren sie die Seitengrösse(A4, A5, …).
    • Margen
      Definieren Sie die Abstände vom Papierrand zum Inhalt auf allen 4 Rändern der Seite
    • Rahmen
      Wählen Sie ob Absender und Empfänger Blöcke eingerahmt sein sollen oder nicht.

    Erforderliche Informationen:

    Wählen Sie welche Informationen auf Ihren Geschäftsdokumenten integriert werden sollen.

    • Steuer- und Legale Nummern
      Umsatzsteuer-ID, Handelsregister Nummer
    • Rechtsform
    • MwSt.
      Wählen sie ob MwSt. Beträge aufgewiesen werden soll oder nicht.
    • Seitenfuß
      Wählen Sie welche Unternehmensinformationen im Seitenfuß erscheinen sollen.

    Optionale Informationen:

    • Kundencode
      Wählen Sie, ob Sie den Kunden-/Lieferantencode verbergen möchten.
    • Produkt- / Dienstleistungsreferenzen
      Wählen Sie, ob Sie die Referenzen Ihrer Produkte und Dienstleistungen ausblenden möchten.
    • Fettgedruckte Beschriftungen
      Wählen Sie, ob die Beschriftungen fettgedruckt angezeigt werden sollen oder nicht.
    • Zeiträume
      Für Produkte und Dienstleistungen, die einen Zeitraum haben, wählen Sie aus, ob dieser Zeitraum angezeigt werden soll.
    • Kits
      Wählen Sie aus, ob die Produkte und Dienstleistungen, aus denen ein Kit besteht, angezeigt werden sollen oder nicht.
    • Vertriebsmitarbeiter
      Den Namen des dem Dokument zugewiesenen Vertriebsmitarbeiters anzeigen.
    • Online-Zahlung
      Wenn die Online-Zahlungsfunktion aktiviert ist, können Sie wählen, ob Sie die entsprechenden Links auf Ihren Rechnungen hinzufügen möchten.
    • Bilder in Angeboten
      Wählen Sie, ob Sie eine Spalte für die Anzeige von Produktbildern in Ihren Angeboten hinzufügen möchten.
    • Preise auf Bestellungen
      Wählen Sie aus, ob Sie die Einzel- und/oder Gesamtpreise auf Ihren Bestellungen anzeigen möchten.
    • Lieferadresse auf Rechnungen
      Zeigen Sie die Lieferadresse auf Rechnungen an oder nicht.
    • QR-Code auf Rechnungen
      Zeigen Sie QR-Codes auf Ihren Rechnungen an oder nicht, um den Anforderungen in bestimmten Ländern zu entsprechen oder die Überweisungen Ihrer Kunden zu erleichtern.

  • Benutzeroberfläche

    Darstellung und Sprache:

    • Sprache
      Legen Sie die Standardsprache fest, die in i-Faktur verwendet wird. Jeder Benutzer kann jedoch eine Sprache seiner Wahl einstellen.
    • Mehrsprachig CRM
      Für Geschäftsdokumente können Sie die Unterstützung für mehrere Sprachen aktivieren. Dies ermöglicht es, Produkte, Dienstleistungen und Vorlagen für Geschäftsdokumente in verschiedenen Sprachen zu definieren. Die angewandte Sprache ist die Sprache des Kunden oder Lieferanten, für den das Dokument bestimmt ist.
    • Verknüpfungen
      Aktivieren Sie verschiedene Verknüpfungen im Hauptmenü, um schnell auf verschiedene häufig verwendete Funktionen zuzugreifen.
    • Listenlänge
      Legen Sie die Standardlänge für Listenansichten fest.
    • Daten und Zeiten
      Wählen Sie den ersten Arbeitstag der Woche, die Arbeitstage und die Öffnungszeiten.
    • Anzeige von Namen / Vornamen
      Legen Sie die Reihenfolge fest, in der Namen und Vornamen angezeigt werden.
    • Nicht aktive Menüs
      Verstecken oder grauen Sie unzugängliche Menüs aus.

    Oberfläche und Farben:

    • Vorlagen
      Wählen Sie eine Vorlage aus
    • Dark-Theme modus
      Definiert ob die Anzeige auf hellem oder dunklem Hintergrund erfolgt.
    • Darstellung der Menüs
      Wählen Sie zwischen mehreren Optionen wie die Menüs dargestellt werden
    • Farben
      Definieren Sie die Farben nach Ihren wünschen für verschiedene Elemente der Oberfläche.

    Startseite / Dashboard

    • Nachricht des Tages
      Definieren sie eine Willkommensnachricht.
    • Widgets / Kacheln
      Definieren sie welche Widgets aktivierbar sind. Jeder Benutzer kann damit sein eigene Dashboard erstellen.

    Anmeldeseite:

    • Hintergrundbild
      Laden sie Ein Bild für den Hintergrund der Anmeldeseite hoch
    • Nachricht
      Fügen sie der Anmeldeseite eine Nachricht hinzu
    • Support
      Link zum Support auf der Anmeldeseite anzeigen.

    Menüs:

    Gestalten Sie die Menüs nach Ihren Bedürfnissen.

    CSS Style:

    Sie können das Aussehen Ihrer i-Faktur Installation durch CCS-Style in allen Details Ihren Wünschen entsprechend umsetzen. Dafür sind jedoch Kenntnisse zu Web Technologien nötig.

    Standardwerte / Filter / Sortierung

    • Erstellung
      Geben Sie Standardwerte für die Erstellungen neuer Elemente. Diese werden automatisch vor ausgefüllt.
    • Filter
      Definieren Sie filter die in listen automatisch angewandt werden.
    • Sortierung
      Definieren Sie standard Sortierungen die in Listen automatisch angewandt werden.
    • Fokus
      Definieren sie das Feld in Eingabeformularen das automatisch beim öffnen den Fokus hat
    • Pflichtfelder
      Definieren Sie die Felder die immer ausgefüllt sein müssen.

    Widgets:

    Definieren sie Vorgaben und Standardeinstellungen für die Widgets

  • Emails

    In i-Faktur haben Sie die Möglichkeit, aus den meisten Modulen heraus E-Mails zu versenden. So versenden Sie einfach und schnell Ihre Geschäftsdokumente (Angebote, Rechnungen, …).

    Mit den Einstellungen des E-Mail-Moduls können Sie verwalten, wie E-Mails versendet werden, indem Sie Absender und Inhaltsvorlagen definieren.

    • Absender
      Legen Sie eine Standard-E-Mail-Adresse für ausgehende, automatische und manuelle E-Mails fest.
    • Blindkopie
      Legen Sie eine E-Mail-Adresse fest, die eine Blindkopie aller ausgehenden E-Mails erhält.
    • Persönliche E-Mails
      Erlauben oder verbieten Sie, dass die persönlichen E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter für den Versand verwendet werden.
    • Absender
      Definieren Sie eine zusätzliche Liste von E-Mail-Adressen, die Sie als Absender verwenden können.
    • Vorlagen
      Definieren Sie Ihre Vorlagen für ausgehende E-Mails individuell für jede Art von Austausch (Angebot, Rechnung, etc.).

  • Stammdaten

    Wörterbücher sind die Listen von Werten, die Ihnen in den verschiedenen Eingabemasken als Dropdown-Listen angeboten werden.

    Sie können diese Wörterbücher bearbeiten, um Werte hinzuzufügen, zu löschen oder zu ändern.

    Hier ist eine Liste der Wörterbücher. Diese Liste ist nicht vollständig und wird durch verschiedene Module erweitert. In den Modulbeschreibungen sind die Felder angegeben, die über eine bearbeitbare Liste verfügen, deren Werte sich in einem Wörterbuch befinden.

    In den meisten Wörterbüchern können Sie auch bestimmte Werte deaktivieren, um Ihre Auswahlliste kurz und übersichtlich zu halten.

    • Währungen
    • Papierformat
    • Kartenformate
    • Länder
    • Regionen
    • EtatsBundesland/Kanton
    • Rechtsformen
    • Geschäftspartner Arten
    • Anzahl Mitarbeiter
    • Stufen Kundenpotenzial
    • Status Kunden Acquise
    • Anreden / Titel
    • Kontaktarten
    • Typen von Kalenderereignissen
    • Ust.-Sätze
    • Steuermarken Beträge
    • Zahlungsbedingungen
    • Zahlungsarten
    • Arten von Steuern oder Sozialabgaben
    • Quelle der Angebote/Aufträge
    • Bestellmethoden
    • Versandtarten
    • Lieferzeiten
    • Masseinheiten
    • Produktarten

  • Dezimalstellen und Rundungen

    Mit den Einstellungen für Grenzwerte und Genauigkeit können Sie festlegen, wie viele Dezimalstellen die Zahlen enthalten und wie sie gerundet werden, wenn die festgelegte Anzahl an Dezimalstellen überschritten wird.

    • Dezimalstellen für Einheitspreise
      Legen Sie die maximale Anzahl an Dezimalstellen für die Einheitspreise fest.
    • Dezimalstellen für Summen
      Legen Sie die maximale Anzahl an Dezimalstellen für Summenpreise fest.
    • Angezeigte Dezimalstellen
      Legen Sie die Anzahl der Dezimalstellen fest, die bei Beträgen auf dem Bildschirm angezeigt werden.
    • Rundungsschritte
      Legen Sie die Schrittweite für den Rundungsbereich fest, wenn Sie auf eine andere Basis als die Basis 10 runden müssen.

Tools

I-Faktur stellt mehrere Funktionen zur Überwachung, Kontrolle und Steuerung Ihrer Installation zur Verfügung.

  • Systeminformationen

    Sie können in den Admin-Tools den Zustand Ihrer i-Faktur Installation und die eingesetzten Technologien einsehen.

    • Dolibarr
    • Zeigen Sie die Version, die Systemeinstellungen, die Module und die Integrität Ihrer Installation an.
    • Browser
      Zeigen Sie die technischen Informationen des Browsers an mit dem Sie gerade verbunden sind.
    • OS
      Zeigen Sie Name und Version des Betriebssystems des Servers an.
    • Web Server/PHP/Datenbank
      Zeigen Sie die Technischen Informationen der Hostingumgebung an.
    • Performance
      Zeigen Sie eine Zusammenfassung der Performance Ihrer Installation an
    • Sicherheit
      Zeigen Informationen über den Sicherheitszustand Ihrer Installation an.
    • Sicherheitsereignisse
      Zeigen sie die Sicherheits-Jounale und Protokolle an.
    • Externe Ressourcen
      Zeigen Sie die zur Verfügung stehenden Systemressourcen an.
    • Updates
      Prüfen Sie ob es Update für Ihre Installation gibt.

  • Datensicherung

    i-Faktur beinhaltet eine Datensicherungsfunktion

    Ein Teil Ihrer Daten befinden Sich in einer Datenbank, ein anderer Teil sind die generierten Geschäftsdokumente und sonstige von Ihnen hochgeladene Dateien und Dokumente.

    Sie können manuel eine Datensicherung der Datenbank oder eine Sicherung des gesamten Datenbestandes erstellen.

    Sie können diese Datensicherungen jederzeit frei herunterladen und auf Ihrem Computer speichern.

Prozesse

  • Dies ist ein vereinfachtes Schema der Abläufe in i-Faktur.

    Sie können Ihre Dokumente in den vollständigen Schritten (Angebot -> Auftrag -> Rechnung) oder direkt im gewünschten Schritt generieren, indem Sie die Drittpartei (Lieferant oder Kunde) auswählen und die erforderlichen Produkte und Dienstleistungen hinzufügen. Bei der Erstellung der Geschäftsdokumente von einer Etappe zur nächsten werden alle Informationen übernommen, die nicht mehr neu eingegeben werden müssen. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis und verhindert Eingabefehler und das Vergessen von Informationen.

    Der Wareneingang oder -versand passt Ihre Lagerbestände an und ermöglicht die Eingabe von Seriennummern oder Haltbarkeitsdaten.

    Die Zahlungen von Rechnungen, Löhnen, Steuern und Abgaben werden erfasst und erzeugen Buchungen auf Ihren Bankkonten in „Dolibarr“, die dann mit Ihren Bankauszügen abgeglichen werden.

    Alle diese Informationen fließen in das Buchhaltungsmodul ein, um in Echtzeit die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu erfassen und den Austausch mit Ihrem Steuerberater vorzubereiten.